Wanneer u als bedrijf producten of diensten levert, kan het zijn dat u soms klanten heeft die niet betalen. Wanneer een klant niet betaald, wordt hij ook wel een debiteur genoemd. U als bedrijf bent dan de crediteur. Omdat u producten of diensten geleverd heeft, wilt u uiteraard ook dat de facturen worden betaald. Wanneer betaling van deze facturen toch uitblijft, zelfs na diverse herinneringsmails, is dat heel vervelend. Een oplossing om toch betaald te krijgen, is door een incassoprocedure te starten. Bij Blue Legal kunt u zo’n incassotraject starten. Blue Legal doet er alles aan om op een efficiënte manier uw geld te incasseren. Hoe deze procedure werkt, zetten wij hierna uiteen.
Op het moment dat u te maken heeft met een debiteur, kunt u contact met ons opnemen. Om het incassotraject van start te laten gaan, hebben wij verschillende gegevens van u nodig. Ten eerste hebben we de contactgegevens van u en van de wederpartij nodig. Wij moeten namelijk altijd de gegevens van de wederpartij nalopen aan de hand van het uittreksel van de Kamer van Koophandel. Het is namelijk belangrijk dat we de juiste partij aanschrijven. Doen wij dat niet, dan kan dit later problemen opleveren. Daarnaast hebben wij de originele facturen van u nodig, zodat we weten welk bedrag er gevorderd moet worden. Waarschijnlijk heeft u als bedrijf al betaalherinneringen naar de debiteur gestuurd. Ook deze willen wij graag van u ontvangen. Deze kunnen we namelijk op een later moment nodig hebben. Tot slot is het soms ook relevant als u correspondentie met de debiteur naar ons stuurt. Dat is bijvoorbeeld handig in het geval er bijzonderheden zijn, zoals betwisting van de facturen. Zodra wij al deze gegevens van u hebben ontvangen, maken wij een incassodossier aan en gaan we van start.
Om het nog efficiënter te maken, is het ook mogelijk dat u de nodige gegevens via het digitale dossier upload. Dit is een onlineomgeving waar u gemakkelijk vertrouwelijke informatie kunt uploaden. De inloggegevens hiervan sturen wij u door.
De eerste brief die verstuurd wordt, is de ingebrekestelling. Dit is een brief waarbij we de debiteur een termijn geven om de betaling te voldoen. De minimale termijn is bij een particuliere debiteur 14 dagen. Bij een zakelijke debiteur hanteren we doorgaans 7 dagen. Naast de openstaande vordering, vorderen wij ook de rente en incassokosten. De incassokosten worden vastgesteld aan de hand van de Staffel Buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Het kan zijn dat er in uw algemene voorwaarden iets is opgenomen over incassokosten. Dat nemen we dan uiteraard mee.
Hebben wij nadat de termijn is verstreken nog geen betaling van de debiteur binnen, dan bellen wij diezelfde dag de debiteur op om alsnog het bedrag te vorderen. Dit telefoongesprek kan op verschillende manieren verlopen. De debiteur kan hierna alsnog betalen, er kan een voorstel tot betalingsregeling worden gedaan als de debiteur aangeeft het niet in een keer te kunnen betalen en de debiteur kan de vordering ook betwisten. Daarnaast kan het ook zijn dat de debiteur telefonisch niet te bereiken is. Aan de hand van het telefoongesprek worden de vervolgstappen besloten.
Betwist de debiteur de vordering? Dan vragen wij de debiteur om zijn verweer op de mail te zetten. Wij zullen vervolgens contact met u opnemen om de vervolgstappen te bespreken. Dit hangt af van het verweer. Soms schatten wij al meteen in dat een verweer geen stand houdt. In andere gevallen is het nog onduidelijk en zullen wij het verweer met u bespreken. Als het verweer juridische implicaties heeft, dan kan de incassozaak wat ingewikkelder worden. Er zal dan meer tijd gaan zitten in het proces.
Geeft de debiteur aan het niet in een keer te kunnen betalen?
2a) Dan zal de debiteur met een voorstel voor een betalingsregeling moeten komen. Wij zullen deze regeling altijd met u afstemmen. De betalingsregeling wordt hierna nog officieel vastgesteld via de mail. Hierna zullen wij de termijnen voor u in de gaten houden en zo nodig actie ondernemen. Wanneer er niet aan de betalingsregeling wordt gehouden, is het totaalbedrag weer opeisbaar en kunnen er weer vervolgstappen genomen worden, zoals het dagvaarden van de debiteur en het leggen van beslag.
Als wij geen reactie krijgen van de debiteur of als het ons duidelijk is dat een verweer geen stand zal houden, dan gaan wij over naar de derde stap.
Wanneer wij geen of geen gehele betaling van de debiteur hebben ontvangen, geen (voldoende) inhoudelijk verweer hebben ontvangen en geen telefonisch contact hebben kunnen krijgen met de debiteur, zullen wij een sommatie sturen. Dit is een tweede aanmaning waarin we de debiteur nog een korte termijn van zo’n drie werkdagen geven om de vordering te voldoen. Wordt er hierna nog steeds niet betaald door de debiteur, zal er nog eens telefonisch contact gezocht worden met de debiteur. Naar aanleiding van dit contact zal er besloten moeten worden of er vervolgstappen genomen gaan worden.
Wanneer er ondanks de aanmaningen geen betaling is ontvangen van de debiteur, kunnen er vervolgstappen genomen worden. Dit zullen wij altijd met u bespreken. Wij zullen adviseren wat haalbaar is. Als het om een relatief kleine som geld gaat, dan zal er een belangenafweging gemaakt moeten worden. Soms wegen de kosten van de vervolgstappen niet op tegen de opbrengsten daarvan. Bij relatief grotere sommen geld ligt dit anders. In de meeste gevallen zal er een dagvaarding opgesteld worden. Omdat een dagvaardingsprocedure gepaard gaat met extra kosten, kan er nog een laatste aanmaning gestuurd worden met een conceptdagvaarding. Dit doen wij voor een lager tarief. De conceptdagvaarding zorgt ervoor dat de debiteur inziet dat hij gedagvaard zal worden als hij de vordering niet voldoet. Dit kan ervoor zorgen dat de debiteur sneller zal willen betalen, omdat een procedure hem nog meer geld kan gaan kosten. Deze conceptdagvaarding wordt verstuurd met nog een laatste sommatie waarin we de debiteur nog een laatste korte termijn geven (afhankelijk van de hoogte van de som) om de vordering te voldoen.
Hierna kan er besloten worden om een dagvaardingsprocedure te starten en de conceptdagvaarding om te zetten naar een daadwerkelijke dagvaarding.