Sinds 2005 onderscheiden wij ons als een gespecialiseerd niche-kantoor. Ons team, bestaande uit bedrijfsjuristen en advocaten, focust zich op ondernemingsrecht, arbeidsrecht, ICT-recht en privacy recht. Bij Blue Legal delen we onze kennis en creativiteit graag, zodat cliënten hier ook zelf mee aan de slag kunnen; ‘’Voorsprong door kennis’’. Vanuit die overtuiging informeren wij u regelmatig in onze seminars, organiseren we sparringsessies voor de vakmensen, specialisten en branchegenoten onder u en geven we kennissessies samen met andere specialisten. Deze Q&A’s over Arbeidsrecht zijn daar een ander voorbeeld van. Door onze kennis staat u straks weer een stapje verder!
Privacy op de werkvloer is en blijft een complex en ook lastig onderwerp voor zowel wergevers als werknemers. Een goede kennis van de regels en verplichtingen is essentieel om misverstanden te voorkomen. Hier geven onze arbeidsrecht specialisten antwoord op de tien meest gestelde vragen over privacy op de werkvloer en alles wat daarbij komt kijken. Alles over social media vs de werkvloer, persoonsgegevens bewaren, verborgen camera’s en wat er gebeurd met de mailbox als werknemer afwezig is.
Privé-gerelateerde social media-accounts mogen niet zomaar bekeken worden. De werkgever moet hiervoor een gerechtvaardigd belang hebben en het verzamelen van informatie is alleen toegestaan voor het doel van de te vervullen positie en het inschatten van bedrijfsrisico’s bij het aannemen van de sollicitant. Daarbij is het noodzakelijk dat vooraf wordt vermeld dat een onderzoek van (zakelijke) social media, onderdeel van het sollicitatieproces kan zijn. In principe is het wel toegestaan om het LinkedIn profiel van de sollicitant te bekijken aangezien dit voornamelijk een zakelijk medium is.
Nee, hiervoor is altijd uitdrukkelijke toestemming van de sollicitant nodig.
Bij een afwijzing dienen de persoonsgegevens (die op de sollicitatiebrief, CV etc. staan) binnen 4 weken worden vernietigd of na afsluiting van de sollicitatieprocedure. Eventueel kunnen de gegevens maximaal 12 maanden worden bewaard om de sollicitant te benaderen als er een andere geschikte vacature vrijkomt, maar de sollicitant zal hiervoor wel expliciet toestemming moeten geven.
In principe is dit alleen toegestaan ter bescherming van de werknemers en eigendommen en is het niet de bedoeling om werknemers op basis van deze beelden te beoordelen of aan te spreken. Onder strikte voorwaarden is het wel toegestaan om een verborgen camera te plaatsen als er sprake zou zijn van diefstal of fraude.
Dit is alleen toegestaan als het de zakelijke e-mailbox betreft bij langere afwezigheid van een werknemer. Daarbij dienen de regels uit de AVG wel in acht te worden genomen.
Het gebruik van methoden om werknemers die thuis werken te controleren zoals het installeren van speciale software waarop geregistreerd wordt wat een werknemer op een computer doet, zijn zeer ingrijpend voor de privacy van de werknemer. Het is daarom van belang dat het uiterst noodzakelijk is om dergelijke methoden in te zetten. Als er een andere manier is die minder ingrijpend is, heeft dit de voorkeur. Denk dan bijvoorbeeld aan afspraken over wat de werknemer op een werkdag moet doen en dit ook moet verantwoorden.
De naam van de werknemer, adres en telefoonnummer. Daarbij mag ook de datum man de ziekmelding worden doorgegeven en eventuele eigen waarnemingen bij de ziekmelding.
In artikel 27 lid 1 sub k in de Wet op de ondernemingsraden (WOR) is bepaald dat de bestuurder een regeling over het verwerken van en de bescherming van persoonsgegevens van de in de onderneming werkzame personen ter instemming aan de ondernemingsraad moet voorleggen. De ondernemingsraad heeft ook een instemmingsrecht bij het invoeren, afschaffen of wijzigen van voorzieningen die gericht zijn of geschikt te maken zijn voor waarneming of controle op afwezigheid, gedrag of prestaties van de werknemers.
In sommige gevallen moet het recht op privacy van de werknemer wijken voor het belang van de werkgever. In dat geval zal moeten worden aangetoond dat de maatregelen waarbij inbreuk wordt gemaakt op de privacy noodzakelijk zijn om een gerechtvaardigd doel te bereiken, dat het proportioneel en ook subsidiair is. Als een minder ingrijpend middel mogelijk is, zal daarvoor gekozen moeten worden.
Dit is per situatie afhankelijk. Hiervan kan bijvoorbeeld sprake zijn bij het vermoeden van fraude, discriminatie, diefstal of afpersing. Een gerechtvaardigd belang kan bijvoorbeeld ook gelegen zijn in de noodzaak om telefoongesprekken tussen werknemers en klanten op te nemen voor trainingsdoeleinden.
Een goede kennis van de regels en verplichtingen is essentieel om misverstanden te voorkomen bij privacy op de werkvloer. U bent nu op de hoogte over alles rondom privacy op de werkvloer! Van social media vs de werkvloer, persoonsgegevens bewaren, verborgen camera’s en wat er gebeurd met de mailbox als werknemer afwezig is.
Het Arbeidsrecht is een veel bewegend onderwerp door nieuwe wetgeving en jurisprudentie. Daarom blijven wij onze kennis met u delen. We hopen dat u, gewapend met deze kennis, beter voorbereid bent! Zijn er na het lezen meer vragen ontstaan? Onze arbeidsrecht specialisten staan u graag te woord. U kunt ons vrijblijvend bellen.
