De basis van het ontslagrecht, korte achtergrond voor werkgevers

Een medewerker ontslaan, hoe zit dat ook al weer? Ongetwijfeld hoort u vaak dat het duur en ingewikkeld is. Met de juiste handvaten en informatie is dit niet zo! Wij zetten de regels rondom ontslag kort en bondig op een rijtje, zodat u het mee kan nemen in uw beslissingen.

Er kunnen meerdere redenen zijn waarom u als werkgever van één of meerdere medewerkers afscheid wilt of wellicht moet nemen. Ontslagzaken zijn natuurlijk nooit een pretje. Wél is het belangrijk dat u ontslag op de juiste manier aanpakt, om langdurige trajecten en procedures – waar mogelijk – te voorkomen.

Regels rondom ontslag

Natuurlijk zijn er wel regels verbonden aan ontslag. Een medewerker heeft immers veel te verliezen omdat hij/zij vrijwel altijd afhankelijk is van het inkomen. Daar staat tegenover dat een organisatie zich moet kunnen aanpassen aan bijvoorbeeld de markt of afscheid wil nemen van een medewerker die niet presteert, de regels volgt of zijn/haar collega’s tot last is. Er zal dus altijd een toetsing plaatsvinden, om willekeur te voorkomen.

In de andere Europese landen is dat overigens ook het geval en, dat is vanuit internationaal concurrentieoogpunt ook goed om te weten, in de meeste Europese landen duurt een ontslag langer en kost meer geld. Ook in de VS is het niet ‘hire en fire’ zoals vaak wordt gedacht: ontslag is weliswaar makkelijker, maar als er geen goede reden is voor het ontslag, kan een hoge schadevergoeding gevraagd worden.

Regels in Nederland rondom ontslag

In Nederland kan een werkgever een arbeidsovereenkomst niet zomaar eenzijdig beëindigen. Dit is zo geregeld om de medewerker te beschermen. Uiteraard bestaat er de mogelijkheid om een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd niet te verlengen of om in de proeftijd op te zeggen. Maar bij een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd zijn de mogelijkheden voor een werkgever duidelijk omschreven. We onderscheiden kortweg drie mogelijkheden:

1. Een beëindiging in goed overleg (vaststellingsovereenkomst);
2. Beëindiging via een instantie (UWV/kantonrechter);
   – beëindiging via UWV (niet in de persoon gelegen redenen);
   – beëindiging via de kantonrechter (wel in de persoon gelegen redenen);
   – recht op transitievergoeding
3. Ontslag op staande voet.

Een beëindiging in goed overleg (vaststellingsovereenkomst)

In de praktijk wordt vaak onderhandeld over een beëindiging. De belangen zijn immers voor beide partijen groot: het is objectief gezien logisch daar dan afspraken over te maken. Die onderhandelingen worden vaak door ons gevoerd met de jurist of rechtsbijstandverzekering van de medewerker. Als een medewerker instemt met het ontslag, dan kan de arbeidsovereenkomst beëindigd worden met wederzijds goedvinden. De gemaakte afspraken over en weer (over zaken als bijvoorbeeld een ontslagvergoeding) worden dan vastgelegd in een vaststellingsovereenkomst. Hiervoor moeten beide partijen instemming geven.

Een groot voordeel hiervan is dat partijen vrij afspraken mogen maken over de voorwaarden voor beëindiging (denk aan het vrijstellen van de medewerker, uitbetaling van vakantiedagen etc.) en een WW-uitkering voor de medewerker in veel gevallen veilig kan worden gesteld. Voor veel werkgevers en medewerkers is een beëindiging in goed overleg de meest wenselijke uitkomst, zodat partijen op een goede en nette manier uit elkaar gaan. Echter zal de medewerker hier lang niet altijd in meegaan, omdat hij/zij simpelweg niet ontslagen wil worden.

Een beëindiging via een instantie (UWV/kantonrechter)

Mocht een beëindiging met wederzijds goedvinden niet tot de mogelijkheden behoren, dan is er in beginseltoestemming nodig van een instantie buiten de organisatie alvorens de arbeidsovereenkomst kan worden beëindigd. In dat geval is vereist dat sprake is van bedrijfseconomische redenen of langdurige arbeidsongeschikt van langer dan twee jaar (UWV), dan wel sprake van een andere redelijke grond (kantonrechter). Daarnaast is het belangrijk om te weten dat er een aantal opzegverboden zijn. Een bekend voorbeeld is het verbod om een zieke medewerker gedurende de eerste twee jaren wegens/gedurende ziekte te ontslaan. Maar er zijn ook andere opzegverboden, bijvoorbeeld wanneer een werkneemster zwanger is of wanneer het een medewerker betreft die in de ondernemingsraad (OR) zit. Wanneer welk opzegverbod al dan niet geldt, is afhankelijk van de feiten en omstandigheden van het geval. In specifieke gevallen kan bijvoorbeeld wel tijdens ziekte een ontslagverzoek worden ingediend.

Als aan de voorwaarden voor een rechtsgeldig ontslag is voldaan, zal de arbeidsovereenkomst eindigen en heeft de medewerker recht op de transitievergoeding. Tijdens deze procedure dient de medewerker gewoon zijn werkzaamheden te verrichten, hoe raar dat soms ook lijkt. Het is een belangrijk element in de hele dynamiek rond ontslag, omdat alle betrokkenen er niet op zitten te wachten.

Voor elke ontslaggrond, zowel bij UWV als de kantonrechter, geldt een aantal strikte juridische voorwaarden en procedures die een werkgever moet doorlopen. Het is in een dergelijk traject dan ook verstandig om vroegtijdig een jurist in te schakelen.

Beëindiging via UWV (niet in de persoon gelegen redenen)

Een medewerker kan zonder eigen aandeel worden ontslagen met een ontslagvergunning van het UWV bij bedrijfseconomische redenen. Dat betekent niet altijd dat een onderneming in zwaar financieel weer hoeft te zitten. Het is ook mogelijk dat een werkgever besluit om de organisatie anders in te richten, met als gevolg het verval van arbeidsplaatsen. Een werkgever heeft op dat vlak ondernemersvrijheid, maar moet dergelijke keuzes wel kunnen onderbouwen. Ook wordt van een werkgever verwacht dat hij onderzoekt of de medewerker niet in een andere functie zijn dienstverband kan voortzetten (herplaatsing).

Na 104 weken ziekte kan het UWV toestemming geven voor ontslag als de werkgever aan alle re-integratieverplichtingen heeft voldaan en de medewerker niet binnen 26 weken terug kan keren in een functie binnen de organisatie.

Beëindiging via de kantonrechter (wel in de persoon gelegen redenen)

Indien een ontslag bij de kantonrechter wordt verzocht, gaat dit vaak om in de persoon gelegen redenen. Het hoeft niet altijd zo te zijn dat de werkgever een (ernstig) verwijt kan worden gemaakt. Soms is er gewoon sprake van een ‘mismatch’, om uiteenlopende redenen. In de wet is daaromtrent een lijst opgenomen met gronden voor ontslag. Dit is onder meer disfunctioneren, verwijtbaar handelen of een verstoorde arbeidsverhouding. Van belang is dat in vrijwel alle gevallen door de rechter nauwlettend gekeken wordt naar de rol van de werkgever. Zo wordt van een werkgever vaak verwacht dat hij er alles aan doet om de ontslaggronden weg te nemen en te onderzoeken wat de mogelijkheden daaromtrent zijn (denk aan scholing, een andere functie, mediaton etc).  

Recht op transitievergoeding

In beginsel heeft een medewerker recht op een transitievergoeding, indien hij/zij met toestemming van UWV/de kantonrechter wordt ontslagen. Dit geldt niet indien de medewerker een ernstig verwijt kan worden gemaakt, maar dit is niet snel het geval. De transitievergoeding bedraagt 1/3 maandsalaris x het aantal dienstjaren. De vergoeding wordt ook berekend over eventuele gewerkte maanden en dagen. Van belang is dat aanvullend inkomen (zoals een bonus, eindejaarsuitkering, vakantiegeld etc.) ook wordt meegenomen in het maandloon. Als de beloningen variëren over de jaren (denk bijvoorbeeld aan een variabele bonus), dan wordt over het algemeen het gemiddelde van de afgelopen drie jaar als uitgangspunt genomen.

Er zijn een aantal zaken om rekening mee te houden met betrekking tot de transitievergoeding, waarvan wij in de praktijk zien dat deze nog wel eens over het hoofd worden gezien:

• Een medewerker heeft bij het sluiten van een vaststellingsovereenkomst in beginsel geen recht op een transitievergoeding. Wel wordt dit vaak als uitgangspunt genomen;
• Medewerker heeft bij het niet-verlengen van de arbeidsovereenkomst op initiatief van werkgever wel recht op een transitievergoeding;
• een medewerker die 104 weken arbeidsongeschikt is, heeft ook recht op een transitievergoeding. Vanuit het UWV bestaat er echter wel een regeling om deze (grotendeels) gecompenseerd te krijgen;
• De medewerker heeft geen recht op een transitievergoeding, indien hem/haar een ernstig verwijt kan worden gemaakt. Als de werkgever echter een ernstig verwijt kan worden gemaakt, dan kan de medewerker aanspraak maken op een extra vergoeding boven op de transitievergoeding.

Een ontslag op staande voet

In bepaalde, zeer uitzonderlijke gevallen is er spoedeisendheid geboden bij het ontslaan van een medewerker. Dit heeft grote risico’s voor de werkgever en de lat om dit hele harde middel te mogen gebruiken, ligt heel hoog. Omdat er toch altijd veel vragen over zijn, staan we er toch bij stil.  Een procedure bij de kantonrechter of UWV kan dan niet worden afgewacht, omdat de situatie voor werkgever onhoudbaar is. In dat geval bestaat er ook nog de mogelijkheid tot een ontslag op staande voet. De wet biedt daarmee de mogelijkheid voor een werkgever om een arbeidsovereenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen.

Er moet dan wel sprake zijn van een dringende reden (in de zin van een ernstig verwijt van de medewerker), die dusdanig ernstig is dat van de werkgever niet kan worden gevergd om het dienstverband voort te zetten en/of een procedure als hiervoor genoemd af te wachten. In de wet staan een aantal dringende redenen opgesomd, zoals diefstal van bedrijfseigendommen of fraudeleuze handelingen.

Deze lijst is echter niet uitputtend. Een werkgever kan dus ook een andere dringende reden hebben, dan in de wet genoemd staat. Bij een ontslag op staande voet is geen tussenkomst van de kantonrechter nodig. Let wel op! Wanneer u een medewerker op staande voet ontslaat, zal deze dit ontslag bijna altijd (proberen) aan te vechten. Het gevolg is namelijk dat de medewerker per direct geen loon meer ontvangt en bovendien ook geen WW-uitkering zal ontvangen. De gevolgen voor de medewerker zijn groot en om die reden is een ontslag op staande voet dan ook alleen mogelijk bij zeer specifieke en dringende gevallen. Als later (achteraf) blijkt dat u geen geldige reden heeft voor het ontslag, kan u dat duur komen te staan.

Tot slot

Het Nederlandse ontslagrecht is niet eenvoudig. Het is belangrijk om als werkgever meteen de juiste route te kiezen wanneer u overweegt om één of meer medewerkers te ontslaan. Daarbij is het belangrijk vroegtijdig te oriënteren wat betreft de mogelijkheden. Wanneer u dat namelijk niet doet, door bijvoorbeeld de verkeerde gronden aan te voeren of te weinig “dossier” te hebben, kan dat ertoe leiden dat het ontslag niet rechtsgeldig kan plaatsvinden. Een goede voorbereiding is daarom het halve werk.

Kortom, het is niet ‘appeltje-eitje’, dat geven we onmiddellijk toe, maar heel complex is het ook niet. U kunt de formele eisen en stappen, de procedurele kant, zien als de prijs voor de relatief snelle procedure en lage ontslagvergoeding in Nederland. In 99% van de gevallen kunnen wij u vooraf aangeven wat uw positie is en wat de beste aanpak is.

Logisch dat u nog steeds vragen heeft rondom het ontslag van één of meerdere medewerkers binnen uw organisatie. Heeft u advies nodig? Jorn van der Wal spart graag met u over de juiste aanpak. Neem contact op met onze specialisten op het gebied van Arbeidsrecht.