De Algemene Vergadering van Aandeelhouders (AVA)

De algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) is van groot belang voor het nemen van besluiten binnen een vennootschap. Besluiten zoals een statutenwijziging of het benoemen en ontslaan van bestuurders moeten in de AVA worden genomen.

Regels voor de AVA bij minderheids- en meerderheidsaandeelhouders

Zeker als er minderheids- en meerderheidsaandeelhouders zijn, is het cruciaal om de regels met betrekking tot de AVA in acht te nemen. Het niet goed volgen van de regels kan leiden tot nietigheid of vernietigbaarheid van besluiten. Vooral in situaties van spanningen binnen de vennootschap moet ervoor worden gezorgd dat alle regels goed worden gevolgd. Anders bestaat de kans dat een besluit nietig of vernietigbaar is en de gehele procedure opnieuw moet worden doorlopen.

Correcte oproeping van de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA)

Het belangrijkste is dat de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) op een correcte wijze wordt bijeen geroepen. Een oproeping moet ten eerste tijdig zijn. In de statuten is vaak opgenomen welke periode er tussen de oproeping en de AVA zelf moet zitten. Is dit niet opgenomen in de statuten, dan geldt de wettelijke termijn van acht dagen.

Juiste wijze van oproeping

Verder moet de oproeping op de juiste wijze worden gedaan, meestal via een oproepingsbrief. Zorg dat de oproepingsbrief gericht is aan de adressen van de aandeelhouders en de overige vergadergerechtigden. Ook bestuurders en commissarissen (indien aanwezig) moeten worden opgeroepen, aangezien zij een raadgevende stem hebben in de AVA, bijvoorbeeld over het ontslag van een bestuurder.

Oproeping per elektronische weg

Een tweede mogelijkheid is om de vergadergerechtigden een ‘langs elektronische weg toegezonden, leesbaar en reproduceerbaar bericht’ te sturen, zoals een e-mail. Deze manier van oproepen kan worden uitgesloten in de statuten. De oproepingsbrief of e-mail moet de agenda voor de vergadering bevatten. Alleen over aangekondigde onderwerpen kan een rechtsgeldig besluit worden genomen.

Volmacht bij afwezigheid

Mocht een aandeelhouder niet bij de algemene vergadering van aandeelhouders (AVA) aanwezig kunnen zijn, dan kan de aandeelhouder een volmacht verlenen om namens hem aanwezig te zijn en te stemmen in de AVA.

Locatie van de AVA

De locatie van de AVA wordt vaak bepaald in de statuten. Anders wordt de AVA gehouden in de gemeente van de statutaire zetel. Een AVA kan alleen ergens anders worden gehouden als alle vergadergerechtigden hiermee hebben ingestemd.

Besluitvorming en notulen

Pas als alle regels rondom de oproeping goed zijn nageleefd, kunnen er besluiten worden genomen in de AVA. Zorg dat er duidelijke notulen worden gemaakt en zend deze aan alle vergadergerechtigden voor akkoord en ondertekening.