Thuiswerkvergoeding: Moet ik het extra wc-papier van mijn werknemer vergoeden?

Met de coronacrisis is het aantal thuiswerkers fors toegenomen en daarmee is de discussie rondom de thuiswerkvergoeding ook aangewakkerd. De werkgever was altijd al gehouden bepaalde kosten te vergoeden, maar nu rijst de vraag of werknemers ook een thuiswerkvergoeding dienen te krijgen voor de extra kosten aan onder andere water en energie. Of een werkgever bereid is deze kosten te vergoeden, hangt onlosmakelijk samen met hetgeen de fiscus hierover te zeggen heeft.

Goede arbeidsomstandigheden gelden zowel op werk als thuis

De werkgever is volgens de arbowetgeving verplicht om zorg te dragen voor goede arbeidsomstandigheden. Dat een werknemer thuis werkt, ontslaat de werkgever niet van deze plicht. De zorgplicht van de werkgever uit zich onder andere in de plicht om werkplekken in te richten volgens ergonomische beginselen. Dit geldt ook voor thuiswerkplekken, die ook onderdeel zijn van de RI&E. Wel geldt er een verlichte arboregime voor thuiswerkers, nu een werkgever niet volledige controle heeft over wat er bij iemand thuis gebeurt.

Arbovoorzieningen thuis zijn volgens de Belastingdienst gericht vrijgesteld van belasting wanneer er voldaan is aan een aantal voorwaarden. De arbovoorzieningen dienen samen te hangen met verplichtingen op grond van de Arbeidsomstandighedenwet, de werknemer dient de voorzieningen te gebruiken in de werkruimte en de werknemer moet geen eigen bijdrage betalen voor de voorzieningen. Ook moet de inrichting van de werkruimte voldoen aan de eisen van de Arbeidsomstandighedenbesluit, wat betekent dat de inrichting van de ruimte ergonomisch verantwoord dient te zijn en voorzien is van doelmatige kunstverlichting.

Gerichte vrijstelling geldt ook wanneer kosten betrekking hebben op zaken die noodzakelijk zijn voor een behoorlijke vervulling van de dienstbetrekking. Dit wordt in fiscale termen ook wel het noodzakelijkheidscriterium genoemd. Afhankelijk van de werksituatie, kunnen onder het noodzakelijkheidscriterium de volgende kosten vallen: internet, computers en mobiele communicatiemiddelen. Andere kosten die de werknemer maakt voor bijvoorbeeld gas, water en extra toiletpapier vallen hier niet onder.

Waar vallen deze kosten dan wel onder?

Uit een onderzoek van Nibud blijkt dat werknemers het wel degelijk in hun portemonnee voelen wanneer ze thuis werken. Werknemers die thuiswerken op fulltime basis zijn wekelijks €43,30 extra kwijt aan kosten zoals het verbruik van gas, water en elektriciteit, koffie/thee en wc-papier. Deze kosten kan de werkgever alleen onbelast vergoeden wanneer de ruimte thuis daadwerkelijk valt onder de definitie ‘werkplek’ zoals die geldt voor de Belastingdienst. De thuiswerkplekken van de meeste werknemers voldoen niet aan die definitie, waardoor de bovengenoemde extra kosten niet onbelast vergoed kunnen worden. De enige mogelijkheid voor werkgevers om alsnog fiscale kosten te vermijden, is deze kosten te scharen onder de vrije ruimte of het vergoeden van deze kosten volledig achterwege te laten.