Aanpak disfunctioneren: met een verbetertraject!

Het kan zo zijn dat u niet tevreden bent over het functioneren van één (of meerdere) van uw medewerkers. Wat doet u in dan zo’n geval? Op deze vraag bestaat slechts één correct antwoord: actie ondernemen!

Als u vroegtijdig actie onderneemt en begint met het opmaken van een (personeels-)dossier, dan kunt u er namelijk voor zorgen dat het dossier in orde is als u de kantonrechter uiteindelijk daadwerkelijk tot ontbinding van de arbeidsovereenkomst zou moeten verzoeken. En bij de kantonrechter zult u dit hard nodig hebben. Maar voordat u bij de kantonrechter terecht komt zijn er echt nog wel andere mogelijkheden. Hier zullen wij in deze blog bij stilstaan. Dus zorg ervoor dat er documentatie er zo snel mogelijk komt, het beste is om direct de documentatie vanaf het eerste gesprek al uit te werken en op te slaan. Uiteraard is het nog beter om daarvoor al alle gesprekken met werknemers (goed) te documenteren. Een goede voorbereiding is het halve werk en dat geldt zeker voor deze ontslaggrond.

Als sprake is van disfunctioneren dan is het aan de werkgever om de werknemer hiervan tijdig, lees zo snel mogelijk, op de hoogte te brengen. Een ongeïnformeerde werknemer kan op deze grond ontslaan zal knap lastig worden.

Essentieel onderdeel in bovenstaande de documentatie is: het verbetertraject. Maar hoe pakt u dit traject aan en hoe ziet het verbetertraject er nou precies uit? Dat leggen wij u hieronder uit.

Vorm van het verbetertraject

De werkgever heeft de vrijheid om te bepalen hoe haar werknemers de functie dienen uit te oefenen. Toch sta je sterker als je als werkgever in ieder geval een functieomschrijving met taken op papier hebt vastliggen. Zo toon je makkelijker aan dat iemand niet aan die omschrijving voldoet.
Voordat u tot ontslag op deze grond kunt overgaan moet de werknemer altijd een verbeterkans hebben gekregen. Het is daarna in principe aan de werkgever om te bepalen hoe een dergelijk verbetertraject er uitziet.
Het verbetertraject moet wel schriftelijk worden vastgelegd en er moet concreet in beschreven staan welke verbeterpunten er zijn. Die punten moeten zo objectief mogelijk meetbaar zijn en deze moeten realistisch en haalbaar zijn. Als laatste dient het verbetertraject een aantal keren tussentijds worden geëvalueerd.  
Er zijn geen regels die bepalen hoe lang een verbetertraject moet duren. In de meeste gevallen wordt een koppeling gemaakt met de lengte van het dienstverband; hoe langer het dienstverband, hoe langer het verbetertraject. Maar denk aan in ieder geval aan een traject van minstens 3 tot ongeveer 6 maanden (voor de langere dienstverbanden).

Bent u bij het evaluatiegesprek alsnog van mening dat in het functioneren van uw werknemer onvoldoende verbetering zit, dan dient u te kijken naar ander passend werk, al dan niet met behulp van scholing. U dient te kijken naar mogelijkheden om de werknemer bijvoorbeeld in een andere functie te plaatsen. Dit kan binnen uw organisatie zijn of bijvoorbeeld bij een eventuele andere vestiging. Indien een gebrek aan kennis in de functie ontbreekt, dan wordt van de werkgever verwacht dat hij zijn werknemer scholing of training aanbiedt.

Ontslagmogelijkheden

Het disfunctioneren van de werknemer kan dusdanig zijn dat er (ook) reden is om de arbeidsovereenkomst (daadwerkelijk) te willen beëindigen. U kunt dan een ontbindingsverzoek indienen bij de kantonrechter. Disfunctioneren wordt vaak als een gegronde reden gezien voor het ontbinden van een arbeidsovereenkomst. Maar de kantonrechter zal wel bovenstaande documentatie/het dossier willen inzien, zodat nagegaan kan worden of de werknemer de verbeterkans heeft gekregen.
Sinds 2020 bestaat er ook de zgn. “cumulatiegrond”. Bij meerdere, goed gemotiveerde ontslaggronden zal de rechter eerder overgaan tot ontslag van de werknemer dan bij alleen het aanvoeren van het niet-functioneren van de werknemer. Maar volledige zekerheid van toekenning van de ontbinding door de kantonrechter heeft u nooit.
Optie om bovenstaand (uitgebreid) verbetertraject en de ontbindingsprocedure bij de kantonrechter uit de weg te gaan is het – eerst – aanbieden van een vaststellingsovereenkomst, een ontslag met wederzijds goedvinden. U kunt de werknemer dan aangeven dat u bij het niet akkoord gaan met de vaststellingsovereenkomst een verbetertraject zult starten.

Heeft u vragen? Benieuwd hoe u zo’n verbetertraject aan kunt bieden, en hoe die eruit komt te zien? Aarzel dan niet om contact op te nemen met onze Arbeidsrecht specialisten. Wij staan u graag persoonlijk te woord.