Wtp en je pensioenregeling: dit moet je als werkgever nu regelen

De Wet toekomst pensioenen (Wtp) geldt sinds 1 juli 2023. Werkgevers die zijn aangesloten bij een pensioenfonds moesten hun regeling uiterlijk op 1 januari 2025 aanpassen. Werkgevers die dit niet of niet op tijd hebben gedaan, lopen het risico op sancties, herstelmaatregelen en mogelijke geschillen met medewerkers of toezichthouders.

Is jouw pensioenregeling ondergebracht bij een verzekeraar of premie pensioeninstelling? Dan loopt de uiterste implementatiedatum tot 1 oktober 2027. Houd er rekening mee dat deze termijn snel nadert en een zorgvuldig transitietraject maanden kan duren. Wacht niet tot het laatste moment; veel organisaties ervaren nu al dat te late actie kan leiden tot onnodige druk, fouten en conflicten.

Pensioen is een arbeidsvoorwaarde

Pensioen is onderdeel van de arbeidsovereenkomst. Aanpassing daarvan vereist instemming van de werknemers – óók van ex-medewerkers bij zogenaamd “invaren” van bestaande aanspraken. Alleen bij collectieve afspraken in cao’s of verplicht gestelde bedrijfstakpensioenfondsen kan dit anders liggen. In alle andere gevallen is individuele toestemming vereist. De ondernemingsraad (OR) heeft in veel gevallen instemmingsrecht, maar deze vervangt de individuele goedkeuring niet.

Let op: steun van de OR geldt als belangrijk argument bij de afweging of een regeling eventueel eenzijdig kan worden gewijzigd, maar is geen vrijbrief om zonder overleg met individuele werknemers te handelen.

Waar kijkt de rechter naar?

De rechtspraak biedt geen volledig standaard toetsingskader, maar hanteert wel vaste gezichtspunten. Hoe groter het nadeel voor medewerkers, hoe zwaarder je zorgplicht als werkgever en hoe beter je het volledige traject moet onderbouwen.

De belangrijkste elementen die meewegen zijn onder meer:

• De mate van financieel of inhoudelijk nadeel voor de werknemer
• Het organisatiebelang bij de wijziging
• De kwaliteit, volledigheid en timing van je informatievoorziening
• De mogelijkheid voor medewerkers om zich te laten adviseren
• De deskundigheid van medewerkers omtrent pensioen
• De mate van steun vanuit OR of vakbonden

Let op: recente jurisprudentie benadrukt dat stilzwijgende instemming alleen volstaat als je werknemers tijdig, volledig wn individueel hebt geïnformeerd en gelegenheid hebt gegeven voor vragen en overleg.

Wat moet HR nu doen?

De HR-afdeling speelt een sleutelrol bij de voorbereiding en communicatie – precies daar ontstaan in de praktijk de meeste knelpunten.

Wat je nu al moet doen (voor pensioenregelingen buiten pensioenfondsen):

• Begin ruim op tijd. De termijn tot 1 oktober 2027 lijkt lang, maar het traject vraagt zorgvuldige voorbereiding.
• Check of je regeling onder een cao of verplicht gesteld pensioenfonds valt. Dat bepaalt je juridische speelruimte.
• Maak een overzicht van alle betrokkenen, inclusief “slapers” (ex-werknemers) en gepensioneerden bij invaren.
• Communiceer duidelijk, volledig en individueel. Gebruik begrijpelijke taal en voorkom juridische vaagheden. Bied ruimte voor individuele vragen en toelichting.
• Leg alle stappen en communicatie zorgvuldig vast, dit is je bewijs bij discussies achteraf.
• Betrek de OR vanaf het begin, zowel vanuit het instemmingsrecht als voor draagvlak en praktische signalen uit de organisatie.
• Overweeg compensatie bij versobering, om weerstand (en juridische claims) te voorkomen.

Tot slot

De transitie naar het nieuwe pensioenstelsel vereist meer dan een administratieve aanpassing. Zorgvuldigheid in voorbereiding, heldere communicatie en respect voor de rechten van medewerkers en de rol van medezeggenschap zijn cruciaal. Onderschat de juridische en praktische uitdagingen niet: te laat handelen leidt nu merkbaar tot vertraging, conflicten en soms financiële risico’s voor organisaties. Begin daarom vandaag nog met de pensioenaanpassing en schakel waar nodig deskundige hulp in.

Vragen over de Wtp en jouw pensioenregeling? Wij denken graag mee en bieden een solide juridische basis voor een succesvolle transitie. Neem contact op met ons Arbeidsrecht team.