Riskeren of deponeren?

Het is alweer bijna december en dat betekent dat de uiterste termijn voor het deponeren van de jaarrekening voor Nederlandse BV’s alweer voor de deur staat. Dit dient namelijk binnen twaalf maanden na de afsluiting van het boekjaar te gebeuren. In de meeste gevallen is het boekjaar gelijk aan het kalenderjaar en moet de jaarrekening dus uiterlijk 31 december gedeponeerd zijn. Dit is echter niet de enige termijn betreffende de jaarrekening. In deze blog wordt een korte opsomming gegeven van de belangrijkste punten van het vaststellen van de jaarrekening van een BV.

Zoals hiervoor is gesteld, gelden er meerdere termijnen. Als eerste dient het bestuur binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening op te maken en voor te leggen aan de aandeelhouders. De aandeelhouders kunnen het bestuur hiervoor een uitstel geven van vijf maanden in het geval van bijzondere omstandigheden. De volgende termijn bestaat uit twee maanden en geldt voor de aandeelhouders. Zij hebben deze periode de tijd om de jaarrekening vast te stellen. Wanneer dan de jaarrekening is vastgesteld door de aandeelhouders, vangt de laatste termijn aan. Vanaf de dag van de vaststelling heeft het bestuur een wettelijke termijn van acht dagen, met als uiterste datum 31 december, om de jaarrekening te deponeren om op deze wijze de cijfers te openbaren.

Op deze termijnen is een belangrijke uitzondering te vinden. Wanneer de enige aandeelhouder tevens bestuurder of commissaris is, vervalt de termijn van twee maanden voor het vaststellen van de jaarrekening. Dan geldt een deponeertermijn van slechts acht dagen. Dat is aanzienlijk korter en daar moet dan ook goed op gelet worden. Wanneer het boekjaar gelijk is aan het kalenderjaar, betekent dat in dat geval de uiterlijke deponeerdatum op 8 november van dat jaar ligt.

Wanneer de aandeelhouders niet op tijd de jaarrekening vaststellen, kan er een voorlopige jaarrekening worden gedeponeerd. Dit moet binnen zeven maanden na het einde van het boekjaar gebeuren (binnen twaalf maanden in het geval dat maximaal uitstel is verleend). Er is geen wettelijke basis voor het krijgen van uitstel van het deponeren, dus dit is dan de enige optie.

Waarom is dit allemaal zo belangrijk? Dat is simpel, het niet tijdig deponeren van de jaarrekening is strafbaar als een economisch delict. Mocht dat nog niet voldoende zijn, dan is er nog een goede reden. Wanneer de onderneming failliet gaat, zal de curator in vrijwel alle gevallen eerst controleren of de jaarrekening op tijd is gedeponeerd. Wanneer dat niet het geval blijkt te zijn, kan de curator de bestuurder of bestuurders persoonlijk aansprakelijk stellen op grond van wanbeleid. Het is om deze redenen dan ook zeer verstandig om het deponeren van de jaarrekening nu maar alvast op het takenlijstje te zetten.