Corona: Hoe werkt de noodwet voor vergaderen?

In het bedrijfsleven is snel en kordaat handelen altijd al een belangrijke factor geweest. Het is essentieel om voor te blijven op de economische trends en de concurrentie. Dit is nu nog belangrijker geworden sinds de uitbraak van corona. De overheid heeft veel maatregelen ingevoerd om de gevolgen van het virus op de maatschappij te beperken. Het blijft echter ook belangrijk om als bestuur van een onderneming zelf onderzoek te doen naar deze gevolgen om de continuïteit van de onderneming te verzekeren. Een belangrijk onderdeel dat door corona is veranderd, is het nemen van besluiten. Omdat er geen bijeenkomsten van meer dan drie personen zijn toegestaan, moeten bijvoorbeeld aandeelhoudersvergaderingen op een alternatieve wijze worden uitgevoerd. Hoe zit dat nu?

De vergaderingen van aandeelhouders of leden kunnen direct doorgaan wanneer de statuten de digitale mogelijkheid toestaan. Er moet dan wel alsnog op een paar zaken gelet worden. Zo moet er gekozen worden voor een bepaalde vorm van identificatie, zoals bijvoorbeeld individuele toegangscodes, voor de aandeelhouders. De vergadering dient daarnaast in real-time plaats te vinden, bijvoorbeeld via een livestream, zodat alle aandeelhouders direct dezelfde informatie krijgen en zo hun gelijke (stem)positie behouden. En als laatste moet er een goed werkend systeem worden opgezet voor het stemmen. Normaliter moeten de voorzitter, secretaris en eventueel de notaris fysiek aanwezig zijn op de locatie van de vergadering, ook wanneer de vergadering elektronisch plaats vindt. Dit heet een hybride vergadering. Maar de huidige omstandigheden kunnen dit opzij zetten, zodat alle partijen op afstand mogen deelnemen.

Wanneer het elektronisch vergaderen niet is opgenomen in de statuten is, kan dit problemen opleveren. Ava’s en andere vergaderingen moeten toch echt door kunnen gaan. De regering heeft dit probleem opgepakt en een noodwet opgesteld. De Tijdelijke Wet COVID-19 Justitie en Veiligheid is op 21 april 2020 door de Eerste Kamer goedgekeurd en direct in werking getreden. De wet heeft een terugwerkende kracht tot en met 23 maart 2020 en vervalt per 1 september 2020.

Deze noodwet biedt een oplossing voor vergaderingen van rechtspersonen die door de coronamaatregelen niet meer fysiek plaats kunnen vinden. Het wordt toegestaan de vergaderingen op afstand via bijvoorbeeld Skype of Zoom te laten plaatsvinden. Aan deze virtuele vergaderingen zijn wel enkele voorwaarden verbonden:

1.    In  het oproepingsbericht voor de vergadering moet vermeld worden dat de bijeenkomst ook langs elektronische weg kan worden bijgewoond. Is de oproep al verzonden voor de inwerkingtreding van de wet? Geen zorgen, dat mag tot 48 uur voor de vergadering nog hersteld worden.
2.    Aandeelhouders of leden moeten vooraf aan de vergadering de mogelijkheid krijgen om elektronisch (of schriftelijk) vragen in te sturen over de onderwerpen op de agenda tot 72 uur voor de vergadering. Het stellen van vragen tijdens de vergadering moet ook mogelijk blijven. Het gebruik van een livestream is dus aan te raden. Alle vragen moeten uiterlijk op de vergadering worden beantwoord en op de website worden geplaatst. Dit is een inspanningsverplichting van het bestuur. Dat betekent dat als niet aan deze eisen wordt voldaan, de op de vergadering genomen besluiten wel rechtsgeldig tot stand zijn gekomen.
3.    Het stemmen moet mogelijk worden gemaakt via een elektronisch communicatiemiddel. Het stemmen mag voorafgaand of tijdens de vergadering plaatsvinden. Wat de keus ook is, het moet worden vermeld in het oproepingsbericht voor de vergadering.

Besluiten die tijdens vergaderingen volgens de noodwet worden gemaakt zijn dus rechtsgeldig, ook al wordt deze methode wellicht niet toegelaten door de statuten. Daarnaast geldt deze wet voor alle vergaderingen, niet alleen aandeelhouders- of ledenvergaderingen. Ook vergaderingen van het bestuur of de raad van commissarissen vallen onder de noodwet.

Voor naamloze vennootschappen is er nog een bijzonder punt toegevoegd. Normaal gesproken dienen dergelijke vennootschappen de jaarvergaderingen vóór 30 juni te houden. Deze deadline wordt met de noodwet verlengd met een termijn van maximaal vier maanden.

De noodwet komt dus toe aan een belangrijke vraag uit de praktijk en biedt een goede oplossing. Het nemen van besluiten is essentieel binnen rechtspersonen en wordt op deze wijze een stuk minder beperkt door de coronamaatregelen. Uiteraard is het ook vaak mogelijk voor rechtspersonen om sommige besluiten buiten vergadering om te nemen. Het kan verstandig zijn om die optie te onderzoeken, nu dat wellicht nog wel het meest praktisch kan zijn.