Bescherming voor uw organisatie door juiste vertegenwoordigingsbevoegdheid

In de dynamische zakelijke omgeving van vandaag is het essentieel dat de juiste personen gemachtigd zijn om namens een onderneming op te treden. Dit concept, bekend als vertegenwoordigingsbevoegdheid, ligt aan de basis van talloze zakelijke transacties. Een directeur mag bijvoorbeeld op basis van de statuten of een specifieke volmachten vennootschap vertegenwoordigen. Dergelijke volmachten kunnen variëren van algemene volmachten, waarbij iemand de bevoegdheid heeft om alle rechtshandelingen namens iemand anders te verrichten, tot meer specifieke volmachten. In het bijzonder bij grotere bedragen, zoals transacties boven de €50.000, is het raadzaam om afspraken te maken over gezamenlijke vertegenwoordiging door directeuren om de belangen van het bedrijf te beschermen.

De schijn van vertegenwoordiging

Een overeenkomst wordt pas bindend door het aanbod en de acceptatie ervan. Het is hierbij van belang dat de persoon die de overeenkomst namens het bedrijf aangaat, daadwerkelijk bevoegd is. Deze bevoegdheid kan geverifieerd worden via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel of door een expliciete volmacht. Mocht achteraf blijken dat een persoon onbevoegd een overeenkomst heeft ondertekend, dan kan deze overeenkomst in principe als niet geldig (vernietigbaar) worden beschouwd. Een uitzondering hierop is de situatie waarin de schijn van vertegenwoordigingsbevoegdheid is gewekt door omstandigheden of gedragingen van de onderneming of de gevolmachtigde zelf. Enkele voorbeelden hiervan zijn:

• Het feit dat er door partijen daadwerkelijk uitvoering wordt gegeven aan de overeenkomst;
• Het niet direct ontkennen van de gebondenheid aan de overeenkomst door de directie of de gevolmachtigde (bijvoorbeeld wanneer zij opgenomen zijn in de cc);
• De duur van de samenwerking en eerder gesloten overeenkomsten;
• De inhoud van de overeenkomst en gedane toezeggingen;
• De functie/rol van de ondertekenaar;
• Het handelen van de ondertekenaar.

Het enkele feit dat een onbevoegd persoon de schijn heeft gewekt van vertegenwoordigingsbevoegdheid door bijvoorbeeld de overeenkomst te ondertekenen, is onvoldoende om de overeenkomst te kunnen vernietigen. Er dient dus sprake te zijn van aanvullende omstandigheden, zoals hierboven omschreven.

Risico’s

Het niet correct naleven van de regels omtrent vertegenwoordigingsbevoegdheid brengt aanzienlijke risico’s met zich mee:

• De onbevoegde persoon kan persoonlijk aansprakelijk gesteld worden door de wederpartij voor de schade (bijvoorbeeld investeringskosten, gederfde winst etc.) indien achteraf blijkt dat hij zonder de juiste volmacht handelde;
• Het kan leiden tot – zoals hiervoor omschreven – een ongeldige overeenkomst, met alle financiële en juridische consequenties van dien (de reeds verrichte afspraken uit de overeenkomst moeten worden teruggedraaid);
• Als de schijn van vertegenwoordiging wordt gewekt kan het juist een onderneming binden, zonder dat daartoe intern een bevoegdheid was gestrekt, eveneens met alle juridische en financiële consequenties van dien (bijvoorbeeld als dit in strijd is met belangen, het businessplan etc.).

Tips

Om problemen met vertegenwoordigingsbevoegdheid te voorkomen, adviseren wij het volgende:

• Controleer altijd zorgvuldig de identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid van de persoon die namens de wederpartij tekent. Dit kan via het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en/of de statuten van de onderneming.
• Ga na hoe ver de bevoegdheid strekt van de persoon die tekent. Dit omvat zelfstandige versus gezamenlijke bevoegdheid. En ook eventuele beperkingen zoals een maximale transactiewaarde of voor specifieke topics zoals HR, inkoop etc.
• Vraag om een bewijs van volmacht als een persoon als gevolmachtigde tekent. Verifieer dit ook bij de vertegenwoordigingsbevoegde(n) van de onderneming die wel staat ingeschreven in de Kamer van Koophandel.
• Kader de bevoegdheden binnen je bedrijf goed af en communiceer duidelijk wie vertegenwoordigingsbevoegd is. Bijvoorbeeld door dit op te nemen in mailtemplates of verkoopafspraken.
• Ontwikkel een stroomschema voor de organisatie dat aangeeft wanneer expliciete toestemming of overleg met de directie vereist is voor bepaalde handelingen of transacties.
• Train personeel voor het herkennen van aanvullende (contractuele) afspraken die buiten de volmacht vallen (zoals aansprakelijkheidsbeperkingen, ontbindingsmogelijkheden, garanties etc.).

Conclusie vertegenwoordigingsbevoegdheid

Vertegenwoordigingsbevoegdheid speelt een cruciale rol in de veilige en effectieve uitvoering van zakelijke transacties. Het waarborgen dat de juiste personen gemachtigd zijn om een onderneming te vertegenwoordigen, beschermt niet alleen de belangen van het bedrijf, maar voorkomt ook juridische en financiële complicaties die kunnen voortvloeien uit handelingen door onbevoegde personen. Dit bevat het risico op persoonlijke aansprakelijkheid en het aangaan van mogelijk ongeldige overeenkomsten. Om dergelijke risico’s te minimaliseren, is het essentieel om de identiteit en bevoegdheden van tegenpartijen zorgvuldig te verifiëren, bevoegdheden duidelijk af te kaderen, en personeel te trainen in het herkennen van handelingen die buiten gegeven volmachten vallen. Door proactief te handelen en bij twijfel professioneel advies in te winnen, kunnen ondernemingen hun rechtspositie aanzienlijk verstevigen.

Loopt u in uw organisatie aan tegen moeilijkheden ten aanzien van vertegenwoordigingsbevoegdheid? Neem contact op met ons team. We geven u graag advies.