Out of the Blue: Compliance, ook nodig voor uw bedrijf!

Bedrijven hebben continu te maken met een veranderde omgeving, ook uw bedrijf. Compliance is daar een steeds grotere rol bij gaan spelen. Het betekent kort gezegd niet meer of minder dan ervoor zorgen dat u uw zaakjes op orde moet hebben. In een steeds snellere, digitale en complexere maatschappij is dat wel een steeds belangrijkere en grotere klus geworden. Eens, soms schiet het door en lijkt het nodeloos ingewikkeld, maar ik denk dat inmiddels iedereen ook wel beseft dat gezond verstand alleen niet meer voldoende is in deze tijd.

Dus, het moet gewoon geregeld worden. Het is vaak geen onderdeel van de core business, het hoort niet bij een van de klassieke taken in een bedrijf als finance, directie of HR, dus het krijgt te weinig aandacht. En als het dan een keer nodig is, denk bijvoorbeeld aan die grote prospect die een ISO-certificering eist, moet alles op het laatste moment en is het altijd vervelend. Dus hoogste tijd om dat bij 1 persoon te beleggen; iemand die gedrag, regels en logica bewaakt. Dat geeft een rust, poeh!

Alleen, veel bedrijven hebben geen eigen compliance specialist. Vaak is die rol ook niet fulltime nodig in veel organisaties. Maar de oplossing is nabij en van wie anders dan uw eigen Blue Legal.
Wij kunnen u dat volledig uit handen nemen!

Compliance is van belang omdat u hierbij steeds met veel uiteenlopende onderwerpen te maken krijgt: veranderende wet- en regelgeving, toezicht intern en extern, richtlijnen voor gedrag en cultuur en andere vernieuwingen op het gebied van duurzaamheid, technologie, security, compliance en privacy. Om maar een paar te noemen. Dit zijn allemaal onderwerpen die aan steeds snellere verandering onderhevig zijn. Sommige compliance regels zijn ook verplicht.

De compliance officer

Het is heerlijk om de compliance-rol uit handen te geven aan mensen die dat ook echt leuk vinden. Zodat u zich kan focussen op uw business en personeel, op de buitenkant zogezegd, terwijl binnen alles geregeld wordt. Dat is de compliance officer, hij of zij wordt vaak ook wel een duizendpoot genoemd. Hij of zij moet alle wet- en regelgeving in de gaten houden. Ook is het van belang te weten welke interne regels en gedragscodes er gelden, toezien op gedrag en cultuur en ervoor zorgen dat de risico’s in kaart worden gebracht en beheersbaar zijn, dat iedereen zich bewust is van wat belangrijk is, etc. etc.  Iets wat heel complex kan zijn als je het ‘erbij doet’, maar niet voor onze bedrijfsjuristen die er dagelijks voor veel klanten mee bezig zijn.

Een kijkje in onze eigen keuken

Om de compliance functie binnen een bedrijf goed uit te kunnen voeren moet een juist evenwicht tussen regels en controle enerzijds en vertrouwen anderzijds centraal staan. Het doel van de compliance specialist is om het toezicht te houden op de naleving van interne en externe regels en integer handelen te bevorderen. Naleving van de regels begint eigenlijk bij alle neuzen dezelfde kant op hebben binnen de organisatie. Maar waar begin je nu om alle afspraken en uitgangspunten te beschrijven zodat iedereen binnen de organisatie weet waar hij of zij zich aan dient te houden?

Om u een beeld te geven van wat onze compliance specialisten zowel doen geven wij u een klein kijkje in de keuken. Hierbij geldt dat voor alle bedrijven weer heel anders kan zijn: bij een ICT-bedrijf met hosting faciliteiten liggen de vragen en eisen weer heel anders dan bij grote hotelketen, onderwijsorganisatie of financiële instelling.

Denk daarbij aan:

  • Ondersteunen van afdelingen bij het vertalen van vereisten uit wetgeving, zoals de AVG en gedragscodes (denk aan Corporate Governance Code) naar implementatie;
  • Monitoren van kwaliteitsmedewerkers binnen de organisatie. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de klantenservice, het is namelijk belangrijk dat zij voldoen aan de wettelijke vereisten voor ‘uitbellen’;
  • Monitoren van de marketingafdeling. Vragen die daarbij relevant zijn is leven zij de regels voor direct marketing na en worden er niet zomaar marketing e-mails verstuurd naar personen die geen opt-in hebben gegeven of personen die geen klant zijn;
  • Adviseren van collega’s bij escalerende situaties en het begeleiden van compliance project groepen. Denk bij escalerende situaties aan een dreiging dat de onderneming in een slecht daglicht wordt gezet in de media;
  • Opzetten van een compliance framework: meldregeling, beleid omtrent sponsoring, witwassen, klokkenluiden;
  • In kaart brengen van de risico’s die de organisatie loopt bij overtreding van geldende wet- en regelgeving;
  • Het onderzoeken en verantwoorden van vermeende compliance incidenten;
  • Binnen het bedrijf is er een nieuw voorstel voor een project / product / dient. Wat zijn de privacy vereisten? Worden er persoonsgegevens verwerkt en is het uitvoeren van een DPIA (privacy risico analyse) noodzakelijk?;
  • HR of Finance wil een nieuw softwarepakket aanschaffen. Er zijn diverse compliance- en risicovraagstukken bij de inkoop van software. Denk hierbij aan diverse privacy- en beveiligingsrisico’s. De compliance specialist beoordeelt de contracten en weet waar u op moet letten bij de verschillende fases van het inkoopproces en de implementatie van de software;
  • Er ligt een voorstel om samen te werken met een externe derde partij. Is er een verwerkersovereenkomst nodig? En welke afspraken dienen er gemaakt te worden met de externe partij om te kunnen voldoen aan de AVG;
  • Een klant wil gebruik maken van zijn recht op inzage of verwijdering van zijn persoonsgegevens. Moet het bedrijf aan dit verzoek voldoen? Welke procedure dient u hiervoor te volgen?;
  • Uitvoeren van KYC-check, oftwel een know-your-customer onderzoek;
  • Contact onderhouden met de toezichthoudende autoriteiten, zoals de AFM of de ACM;
  • Vertalen van open normen in wet- en regelgeving naar concrete vereisten;
  • Richtlijnen over verplichte vastlegging van administratie, bewijslast en procedures;
  • Proactief meedenken en vertellen wat er allemaal wel kan in de organisatie binnen de lijnen van wet- en regelgeving.

Al met al een flink takenpakket zoals u ziet, en dan is de lijst nog lang niet compleet! Bovengenoemde laat zien dat het werkveld van de compliance specialist breed is. In de praktijk richten bedrijven de compliance functie pas in nadat er meerdere malen incidenten hebben plaatsgevonden, omdat compliance als een grote kostenpost gezien wordt. Maar als bedrijven al het idee hebben dat compliance duur is, dan hebben ze geen idee van de kosten die non-compliance met zich meebrengt. Compliance wordt gezien als iets wat duur is, bedrijven zien nog niet de noodzaak van een compliance officer in. Tot het mis gaat of alles op het laatste moment moet, maar dan lopen de kosten natuurlijk alleen maar meer op. Des te meer reden om standaard een compliance specialist van Blue Legal te hebben!

Omdat we dit op reguliere, planbare basis met u kunnen inrichten, zijn de tarieven ook aantrekkelijk en vergelijkbaar met detachering. We vullen dat graag concreet ook bij u in. Tijdelijk, maar vanzelfsprekend ook permanent.

Blue Legal beschermt u!

Een compliance officer kan u helpen bij het vertalen van de open normen in de wet naar de praktijk en ondersteunt bij het bevorderen van integer gedrag binnen de organisatie. De waarde wordt gecreëerd doordat u kennis en ervaring in huis haalt.  De compliance specialist binnen Blue Legal is Anne Peters.  Zij fungeert als sparringspartner en troubleshooter en helpt u om compliance op de kaart te zetten. Mocht u hier dan ook vragen over hebben zal zij u graag telefonisch te woord staan. Ook een vrijblijvende kop koffie is mogelijk, om zo meer informatie te krijgen over wat wij als compliance specialist voor u kunnen betekenen. Om u alvast een klein voorproefje te geven kunt u alvast een blik werpen op onze compliance pagina. Die kan u hier terugvinden.

Bij vragen zijn wij altijd te bereiken! Neem vooral contact op met ons. Onze compliance specialist Anne is bereikbaar voor uw vragen!

Stel vrijblijvend uw vraag! Een telefoontje kost niets.

Dit was slechts een deel van wat wij u kunnen vertellen. Meer weten?
Wij antwoorden graag, neem vrijblijvend contact op!

Blog reactie

"*" geeft vereiste velden aan

Volledige naam*

Chat openen
1
Vragen? Stel ze nu, wij beantwoorden ze graag!