Innen van onbetaalde facturen: Afspraak is afspraak! 2/4

Ieder bedrijf krijgt er wel eens mee te maken, een klant die zijn of haar verplichtingen niet nakomt. Dit wordt in juridische termen een tekortkoming in de nakoming van een verbintenis genoemd. U wilt er voor zorgen dat de andere partij de afspraken alsnog nakomt, maar hoe pakt u dit aan? De eerste stap hierin is het in gebreke stellen van de partij.

De ingebrekestelling

Een ingebrekestelling is de schriftelijke aanmaning van de ene partij aan de andere partij, waarin staat dat de andere partij haar deel van de gemaakte afspraken niet is nagekomen. In de schriftelijke aanmaning wordt de schuldenaar een redelijke termijn gesteld om alsnog zijn verplichtingen na te komen. Deze redelijke termijn is meestal twee weken, maar kan een andere termijn betreffen als dat bijvoorbeeld uit algemene voorwaarden blijkt.

In een aantal gevallen is een ingebrekestelling niet nodig en treedt het verzuim eerder in. Op het moment dat nakoming van de overeenkomst blijvend onmogelijk is en wanneer de schade het gevolg is van een onrechtmatige daad hoeft er geen ingebrekestelling te worden gestuurd. Wanneer uit de mededeling van de schuldenaar naar voren komt dat hij tekort gaat schieten in het nakomen van afspraak dan hoeft er ook geen ingebrekestelling te worden gestuurd. Wanneer er sprake is van een zakelijke transactie (B2B) en de betalingstermijn is verstreken, hoeft er geen ingebrekestelling gezonden worden en is de schuldenaar van rechtswege in verzuim. Het alsnog zenden van een ingebrekestelling kan echter nooit kwaad en is daarmee zeker aan te raden.

Verzuim

Blijft de prestatie uit, terwijl het voor de schuldenaar wel mogelijk is om de afspraak na te komen? Dan treedt de schuldenaar in verzuim. Wanneer de schuldenaar in verzuim is, kunt u ervoor kiezen om de overeenkomst te ontbinden. Een andere mogelijkheid is het eisen van schadevergoeding.

Wat als er geen ingebrekestelling wordt verstuurd?

We maken regelmatig mee dat dat er geen correcte ingebrekestelling is verzonden. Wanneer deze ingebrekestelling wel verzonden had moeten worden is niet aan alle eisen voor het intreden van  verzuim voldaan. In een dergelijk geval is het niet zonder meer mogelijk om de overeenkomst te ontbinden of om een schadevergoeding te vorderen. Bovendien kunt u in deze situatie ook de buitengerechtelijke incassokosten niet bij de schuldenaar in rekening brengen.

Ons advies is daarom om altijd een ingebrekestelling te sturen, wanneer een klant zijn of haar afspraken niet nakomt.

Lees voor het vervolg van het incassotraject ons derde blog in deze reeks over de gerechtelijke procedure.