Personeelsdossier en de AVG

Moet u als werkgever uw werknemer inzage geven in het personeelsdossier als hij daarom verzoekt?

De algemene regel is dat op basis van de AVG (artikel 15 lid 3) een betrokkene het recht heeft om uitsluitsel te verkrijgen over het al dan niet verwerken van hem betreffende persoonsgegevens en, wanneer dat het geval is, om inzage te verkrijgen in die persoonsgegevens. 

De vraag die in de uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland* aan de orde kwam, is of de AVG van toepassing is op het bijhouden van een personeelsdossier en of er dus voldaan moet worden aan het verzoek van een werknemer tot inzage in het personeelsdossier. 

De AVG is van toepassing op de geheel of gedeeltelijke geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens en ook op de verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen. 

Als het personeelsdossier van geautomatiseerd wordt verwerkt, dan valt het personeelsdossier in ieder geval onder de AVG. Maar wat nu als het personeelsdossier niet geautomatiseerd worden verwerkt? In dat geval dient nog te worden beoordeeld of het personeelsdossier kan worden aangemerkt als ‘bestand’ in de zin van de AVG. 

Om als bestand in de zin van de AVG te kunnen gelden is vereist dat de persoonsgegevens een gestructureerd geheel vormen dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is. Daarvoor is een samenhangend geheel en een systematische toegankelijkheid van de persoonsgegevens vereist. Het vereiste ‘gestructureerd geheel’ houdt in dat de gegevensverwerking of de verzameling op grond van meer dan één kenmerk een onderlinge samenhang vertoont. 

Ook als het personeelsdossier niet geautomatiseerd wordt verwerkt, kan een personeelsdossier meerdere kenmerken bevatten die zodanig met elkaar samenhangen dat al die gegevens naar de werknemer zijn te herleiden. Het personeelsdossier is in dat geval aan te merken als ‘bestand’ in de zin van de AVG en geniet de werknemer dus bescherming.

De rechter heeft bepaald dat op grond van de AVG de werknemer onder meer het recht heeft om  inzage te verkrijgen in zijn persoonsgegevens. Daarnaast heeft de werknemer eveneens recht op de verstrekking van een kopie van zijn persoonsgegevens die worden verwerkt. 

Maar geldt dit bijvoorbeeld ook voor werkaantekeningen van een manager over de betreffende werknemer? Uit rechtspraak uit het verleden werden dit uitgezonderd en hadden werknemers hier geen inzage in. Maar de Autoriteit Persoonsgegevens geeft aan dat als deze aantekeningen in een dossier worden opgeslagen of aan anderen worden verstrekt, dat de werknemer over wie het gaat recht heeft op inzage in deze aantekeningen. Let er dus goed op wat u vastlegt en op welke wijze. 

Mocht u als werkgever niet voldoen aan het inzagerecht, als blijkt dat de werknemer daar terecht een beroep op doet, dan kan de werknemer bij de rechter nakoming hiervan vorderen onder last van een dwangsom. 

* Rechtbank Midden-Nederland, ECLI:NL:RBMNE:2018:3624