Klachtenregeling Blue Legal externe vertrouwenspersoon
Artikel 1. Begripsbepalingen
In deze regeling wordt verstaan onder:
- klacht: een schriftelijke, feitelijke beschrijving van de ongewenste omgangsvormen c.q. gebeurtenissen, waarbij wordt aangegeven waarom deze gedragingen en/of gebeurtenissen als ongewenst zijn ervaren;
- klager: de medewerker (zie art. 1.2.1) die zich met een klacht over ongewenst gedrag tot de vertrouwenspersoon wendt;
- aangeklaagde: de medewerker (zie art. 1.2.1) tegen wie een klacht ingediend is omtrent ongewenste omgangsvormen;
- het bedrijf: de organisatie waarvoor Blue Legal optreedt als externe vertrouwenspersoon;
- vertrouwenspersoon: een medewerker van Blue Legal die voor het bedrijf optreedt als externe vertrouwenspersoon;
- getuige: een persoon die uit eigen waarneming omtrent een bepaalde gedraging kan verklaren;
- ongewenste omgangsvormen: alle vormen van discriminatie, seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en treiteren.
- geheimhouding: de vertrouwenspersoon dient vertrouwelijk om te gaan met alle informatie die de werknemer en/of getuige(n) in kwestie verstrekt.
- dit reglement: Klachtenreglement Blue Legal externe vertrouwenspersoon.
Artikel 2. Reikwijdte van de klachtenregeling
- Dit reglement is van toepassing op een ieder die werkzaam is bij het bedrijf ongeacht de vorm van arbeid.
- Iedere medewerker van Blue Legal die optreedt als vertrouwenspersoon voor het bedrijf draagt zorg voor de klachtafhandeling conform het klachtenreglement.
Artikel 3. Doel van het klachtenreglement
Dit klachtenreglement heeft tot doel:
- het vastleggen van een procedure om klachten van medewerkers van het bedrijf binnen een redelijke termijn op een constructieve wijze af te handelen;
- het vastleggen van een procedure om de klachten op een zorgvuldige en vertrouwelijke wijze te behandelen;
- behoud en verbetering van bestaande relaties;
- verbetering van de kwaliteit van de klachtenbehandeling door klachtanalyse.
Artikel 4. Taken van de vertrouwenspersoon
- Blue Legal stelt één medewerker van Blue Legal aan als vertrouwenspersoon voor de klager in kwestie.
- De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:
- Zorgen voor de eerste opvang van de werknemers die een gebeurtenis hebben meegemaakt die ze als ongewenst hebben ervaren en behoefte hebben aan begeleiding en advies, en daarbij zo nodig doorverwijzen naar een professionele hulpverlenende instantie of hulpverlener;
- de klagers informeren over de verschillende opties om de klacht te behandelen;
- leidinggevenden en management van het bedrijf (gevraagd en ongevraagd) adviseren en ondersteunen omtrent het aanpakken en voorkomen van ongewenst gedrag;
- voorlichting geven bij het bedrijf over de aanpak van ongewenst gedrag;
- nazorg bieden aan de klager;
- de klachten registreren.
- De vertrouwenspersoon behandelt de klachten strikt vertrouwelijk met het oog op de geheimhoudingsplicht en informeert derden alleen met instemming van de klager.
Artikel 5. Geen vergoeding betalen
Het gebruikmaken van de diensten van een vertrouwenspersoon is kosteloos voor de klager.
Artikel 6. Indienen van de klacht
- De klager dient de klacht schriftelijk in te dienen. Indien de klager niet in staat is om de klacht op schrift te zetten, wordt er een verslag gemaakt van het mondelinge gesprek die voor akkoord wordt ondertekend door de klager. De klager ontvangt hiervan een kopie.
- De klacht dient in beginsel in het Nederlands of Engels te worden ingediend. Indien dit door omstandigheden niet mogelijk is, kan na overleg met de vertrouwenspersoon de klacht in een andere taal worden ingediend. In dat geval kan het zo zijn dat de vertrouwenspersoon een vertalingsbureau moet inschakelen. De vertrouwenspersoon zal hiervoor altijd toestemming aan de klager vragen.
- De klager heeft de mogelijkheid om de klacht anoniem in te dienen.
- De ingediende klacht dient minimaal de volgende elementen te bevatten:
- Datum/periode van de gebeurtenis;
- duidelijke omschrijving van de gebeurtenis;
- plaats waar het incident heeft voorgevallen;
- beschrijving van de eventuele ondernomen stappen door de klager;
- vermelding van getuigen en/of andere bewijsstukken (zoals WhatsApp berichten, opnames etc.);5. De klacht wordt in de volgende situaties niet in behandeling genomen:
- er is al eens eerder een klacht ingediend over hetzelfde incident die conform dit reglement is afgehandeld;
- het incident is onderworpen aan het oordeel van een rechtelijke instantie of een bestuursrechter;
- er is door de politie een opsporingsonderzoek of vervolging gaande met betrekking tot de klacht;
- indien het incident meer dan één jaar geleden heeft plaatsgevonden, tenzij de vertrouwenspersoon oordeelt dat de klacht van een dusdanige ernstige aard is, dat de klacht in redelijkheid alsnog behandeld dient te worden.
- Artikel 5.5 kan geheel buiten toepassing gelaten worden als de toepassing ervan zou leiden tot uitzonderlijk onbillijke of onredelijke gevolgen.
Artikel 7. Procedure van de klachtbehandeling
- Na ontvangst van de klacht stuurt de vertrouwenspersoon binnen één week een ontvangstbevestiging aan de klager indien de klacht niet anoniem is ingediend.
- Binnen één week na ontvangst van de klacht maakt de vertrouwenspersoon schriftelijk aan klager kenbaar of de klacht in behandeling genomen wordt.
- De klager wordt tegelijkertijd eveneens geïnformeerd over:
- de verdere procedure;
- het recht om alle stukken in te zien waarop de vertrouwenspersoon het advies baseert.
- Indien de klager niet heeft voldaan aan de vereisten, zoals opgesomd in artikel 5, heeft de klager één week om de klacht te herstellen en te voorzien van alle in artikel 5 lid 1 tot en met 4 genoemde vereisten.
- De vertrouwenspersoon kan indien nodig en alleen met instemming van de getuigen hen bevragen over het incident. Hierbij geldt geheimhouding voor de informatie die de getuigen verstrekken aan de vertrouwenspersoon en (indien gewenst) anonimiteit.
- Er wordt een termijn van zes weken gehanteerd om de klacht volgens goede orde te behandelen.
Artikel 8. Inhoud advies
- Binnen twee weken na het onderzoeken van de klacht wordt het advies van de vertrouwenspersoon uitgebracht.
- De vertrouwenspersoon geeft in zijn/haar advies een gemotiveerd oordeel over de gegrondheid van de klacht, over de aard van het incident en over eventueel te nemen maatregelen.
- De vertrouwenspersoon kan de werkgever van het bedrijf een algemene aanbeveling doen ter verbetering van het beleid van het bedrijf ten aanzien van het voorkomen en bestrijden van ongewenste omgangsvormen.
- Het advies vermeldt de naam van de vertrouwenspersoon, de bedrijfsnaam Blue Legal onder de naam van de vertrouwenspersoon, de datum van uitbrenging van het advies en de handtekening van de vertrouwenspersoon.
Artikel 9. Afwijkende termijnen
- De vertrouwenspersoon heeft de mogelijkheid om af te wijken van de termijnen in deze klachtenregeling.
- Indien de vertrouwenspersoon een afwijkende termijn vanwege een gewichtige reden hanteert, wordt de klager hiervan op de hoogte gesteld. Daarbij wordt de klager op de hoogte gesteld van de nieuwe termijn.
Artikel 10. Klachtenregistratie
- Er wordt jaarlijks door de vertrouwenspersoon een verslag gemaakt omtrent de ingediende klachten.
- In het verslag wordt geanonimiseerd vermeld:
- het aantal ontvangen klachten;
- aard van de klachten;
- hoe de klachten zijn afgehandeld.
Artikel 11. Inwerkintreding
- Dit reglement geldt vanaf 1 juni 2024.
