Mogen werkgevers altijd persoonsgegevens bewaren?

Als u persoonsgegevens gaat verwerken, dan heeft u te maken met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Toen de AVG in 2018 van kracht werd, is de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als toezichthouder aangesteld. Zowel op deze wet en op andere wet- en regelgeving voor de verwerking van persoonsgegevens. De AP zorgt er dan bijvoorbeeld voor dat organisaties zich aan de privacywetgeving houden. Zo ook op het gebied van persoonsgegevens bewaren. Dit brengt ons op een vaak gehoorde vraag: Mag een werkgever altijd persoonsgegevens van personeel bewaren? In dit blog geeft specialist privacy & ict Inge Leenheer antwoord op deze en meer vragen.

Verwerken persoonsgegevens in een personeelsdossier

U heeft als werkgever waarschijnlijk persoonsgegevens van werknemers opgeslagen in het personeelsdossier. Een personeelsdossier aanleggen mag echter alleen wanneer dit noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst op te stellen. Daarnaast gelden er ook nog bepaalde regels voor het bewaren van persoonsgegevens uit een personeelsdossier. Voor sommige gegevens geldt namelijk een fiscale bewaarplicht. De Belastingdienst verplicht u dan om gegevens tot vijf jaar na de uitdiensttreding te bewaren. Deze fiscale bewaarplicht geldt bijvoorbeeld voor een kopie van de werknemer zijn identiteitsbewijs of op de loonbelastingverklaring van een werknemer. Daarnaast geldt voor de andere gegevens uit het personeelsdossier een bewaartermijn van twee jaar na uitdiensttreding. Dit zegt de AP. De AVG zegt echter iets anders.

De AP versus de AVG

Op basis van het bepaalde uit de AVG mag men persoonsgegevens niet langer in een herleidbare vorm bewaren dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt. Hieruit blijkt dat er geen specifieke termijnen voor het bewaren van persoonsgegevens zijn. Door deze tegenstrijdige bepalingen kan er onduidelijkheid ontstaan over de bewaartermijnen. Wat precies noodzakelijk is, hangt namelijk steeds af van de situatie. Om te beoordelen of het noodzakelijk is om persoonsgegevens langer te bewaren, kunt u deze vragen voor uzelf beantwoorden:

• Zijn er wettelijke termijnen waar u zich aan moet houden?
• Heeft u de gegevens echt nog nodig voor het doel waarvoor u ze heeft verwerkt? Zo ja, hoe lang verwacht u deze nog nodig te hebben?
• Kunt u de termijn nog aanscherpen?

Houd bij de beoordeling van deze vragen altijd het uitgangspunt van de AVG aan: bewaar persoonsgegevens zo kort mogelijk.

Uitspraken rondom de verwerking van persoonsgegevens

Daarnaast bleek uit een uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland, dat de term ‘noodzakelijk’ te maken heeft me de beginselen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dat betekent dat de inbreuk op de belangen van de betrokkene – in dit geval de werknemer – door het verwerken van persoonsgegevens niet onevenredig mag zijn in verhouding tot het met de verwerking te dienen doel, en dat dit doel in redelijkheid niet op een andere, voor de betrokkene minder nadelige, wijze kan worden verwerkelijkt. Kort gezegd, met het proportionaliteitsbeginsel wordt bedoeld, dat de inbreuk op belangen van de betrokkene niet onevenredig mogen zijn in verhouding tot het verwerkingsdoel en het subsidiariteitsbeginsel houdt in dat er geen andere mogelijke oplossing bestaat om minder inbreuk te maken op de privacy van betrokkene.

Kort gezegd, de AVG gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegeven en de AP is hiervoor als toezichthouder aangesteld. Met betrekking tot de gegevens uit het personeelsdossier heeft de AP gezegd, dat de persoonsgegevens die geen fiscale bewaarplicht hebben, een bewaartermijn van twee jaar hebben na uitdiensttreding van de werknemer. Nu de AVG echter stelt dat persoonsgegevens niet langer in een herleidbare vorm bewaard mogen worden dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verwerkt, is het niet per definitie zo dat het termijn die de AP stelt, aangehouden moet worden. Dit hangt namelijk steeds af van de situatie.

Check hier onze andere blogs en webinars rondom privacy & ict.

Meer weten over het bewaren van gegevens van uw personeel of vragen rondom deze onderwerpen? Neem contact op met een van onze specialisten.