Vertrouwenspersoon verplicht: Wij helpen je uit de brand!

Heb je tien of meer medewerkers? Dan krijg je later dit jaar te maken met een nieuwe verplichting: een vertrouwenspersoon wordt wettelijk verplicht. Dit wetsvoorstel ligt nu bij de Eerste Kamer en heeft als doel om ongewenst gedrag op de werkvloer beter aan te pakken. Een veilige werkomgeving staat centraal.

Waarom deze wet?

Veel bedrijven hadden al een vertrouwenspersoon, maar de invulling daarvan verschilde sterk. Soms was de functie onduidelijk, ontbrak het aan professionaliteit of was er te veel invloed vanuit het management. Daarnaast was de positie van interne vertrouwenspersonen kwetsbaar: zonder wettelijke bescherming stonden ze onder druk van leidinggevenden. De nieuwe wet moet hier verandering in brengen door eenduidigheid en bescherming te bieden.

Wat betekent dit voor jou als werkgever?

Werkgevers met meer dan 10 werknemers moeten een vertrouwenspersoon aanstellen. Dit kan een interne of externe specialist zijn. De vertrouwenspersoon heeft de volgende taken:

• Ondersteuning en advisering van werknemers bij ongewenst gedrag.
• Doorverwijzing naar gespecialiseerde hulp waar nodig.
• Signaleren van structurele problemen en advies geven over beleid.
• Jaarlijks rapporteren aan werkgever, ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging.

Werkgevers zijn verplicht om ‘adequaat en tijdig’ te reageren op het advies van de vertrouwenspersoon. Afwijkingen moeten worden onderbouwd. Daarnaast krijgt de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging instemmingsrecht bij de aanstelling van de vertrouwenspersoon.

Compliance en de vertrouwenspersoon

De verplichting om een vertrouwenspersoon aan te stellen raakt direct aan compliance en risicobeheersing binnen jouw organisatie. Het niet naleven van deze verplichting kan juridische en reputatierisico’s met zich meebrengen. Daarom is het belangrijk dat de aanstelling en werkwijze van de vertrouwenspersoon in lijn is met de algemene compliance-structuur van de organisatie. Dit betekent:

• Trainingen en bewustwordingsprogramma’s voor medewerkers en leidinggevenden.
• Opnemen van de vertrouwenspersoon in het integriteitsbeleid.
• Duidelijke protocollen voor meldingen en opvolging daarvan.
• Een RI&E waarin de sociale veiligheid expliciet wordt meegenomen.

Hoe regel je dit goed? Wij helpen graag.

Deze wet vraagt om een serieuze en professionele aanpak. Een vertrouwenspersoon is niet zomaar een vinkje op de checklist, maar een essentieel onderdeel van een sociaal veilige werkomgeving.

Wij kunnen deze rol voor jouw organisatie invullen. Als externe vertrouwenspersoon zorgen wij voor:

• Professionele begeleiding en onafhankelijkheid.
• Duidelijke communicatie richting medewerkers.
• Jaarlijkse rapportages en advies.
• Ondersteuning bij overleg met de ondernemingsraad.

Dit is een uitbreiding op onze Legal Service, waarmee we al veel organisaties ondersteunen. Wil je weten wat wij hierin kunnen betekenen? Neem contact met ons op!