Personeelshandboek: overbodig?

Als Hr-professional ben je verantwoordelijk voor het welzijn van het personeel binnen de organisatie. Een van de belangrijkste tools die je hierbij tot je beschikking hebt, is het personeelshandboek. Dit document dient als een gids voor zowel werknemers als werkgevers en legt belangrijke bedrijfsregels en algemene personeelsafspraken vast. Denk aan afspraken rondom ziekteverzuim, werktijden, verlof etc.. Dit kan ook allemaal vastgelegd worden in de arbeidsovereenkomst, maar dan krijgt een werknemer een ellenlange arbeidsovereenkomst en zou je bij kleine wijzigingen iedere arbeidsovereenkomst afzonderlijk moeten wijzigen. Daarom is het handiger om zulke algemene afspraken vast te leggen in een personeelshandboek. In de arbeidsovereenkomst kun je dan het handboek van toepassing verklaren en zo gelden de regels die hierin staan voor elke werknemer. Werknemers weten zo wat er van hen verwacht wordt en dit voorkomt discussies achteraf.

Voordelen

Een personeelshandboek heeft voor zowel werkgevers als werknemers vele voordelen. Het is namelijk een overzichtelijk document waarin alle gemaakte regels en bedrijfsregels vermeld staan, wat dus makkelijk te overzien is voor werknemers. Ook voor werkgevers biedt een personeelshandboek structuur. Daarnaast is wijzigen van het personeelshandboek vele malen simpeler dan alle arbeidsovereenkomsten wijzigen. Let daarbij wel op dat wijzigen van arbeidsvoorwaarden niet zomaar mag (zie deze blog).

Daarnaast biedt het een goede juridische dekking. Door alle afspraken duidelijk op papier te zetten, is een werkgever beter ingedekt bij geschillen of discussies. Het is daarvoor wel van belang dat het personeelshandboek zorgvuldig wordt opgesteld en geen ruimte voor discussie openlaat. Een personeelshandboek kan ook bijdragen aan de cultuur en betrokkenheid van de organisatie. Werknemers worden zo op de hoogte gehouden van de waardes van het bedrijf en dit creëert een gevoel van betrokkenheid en identificatie met de organisatie. Het maken van een personeelshandboek moet dus erg zorgvuldig gedaan worden en kost veel tijd. Bij Blue Legal kunnen wij deze taak van u overnemen door het personeelshandboek voor u op te stellen.

Wat komt er in het personeelshandboek?

Wat er dan uiteindelijk in een personeelshandboek moet komen te staan, is afhankelijk van wat er al in de arbeidsovereenkomst staat en van het soort onderneming. Het personeelshandboek is vaak een reflectie van de bedrijfscultuur, waaronder ook de waarden en normen van het bedrijf vallen. De missie, visie en strategie zal je dan ook vaak terugzien in het handboek. Uiteraard moet het personeelshandboek altijd in overeenstemming zijn met toepasselijke wet- en regelgeving. De specialisten van Blue Legal kunnen dit gemakkelijk voor u controleren.

In een personeelshandboek worden vaak werktijden behandeld, inclusief hoe er wordt omgegaan met overuren en wat de regels zijn met betrekking tot pauzes. Ook wordt er vaak wat vastgelegd over woon-werkverkeer, dus of er een reiskostenvergoeding geldt bijvoorbeeld. Regels over verzuim zijn ook altijd goed om op te nemen in het personeelshandboek. Er staat dan vastgelegd wanneer je je uiterlijk ziek moet melden en hoe je deze melding maakt. Al deze regels zijn voor iedere werknemer hetzelfde, wat het logisch maakt om dit in het personeelshandboek op te nemen.

De gedragscode

De gedragscode zal ook terug te vinden zijn in het personeelshandboek. De professionele normen en waarden van de onderneming worden beschreven door deze code, waarvan verwacht wordt dat werknemers zich hieraan houden. Dit zijn aspecten zoals de dresscode, geen grensoverschrijdend gedrag, communicatie, internetgebruik en gebruik van bedrijfsmiddelen. Bepalingen omtrent ontwikkelingsmogelijkheden kunnen ook worden vastgelegd. Dit kan gaan over trainingen, workshops, mentorprogramma’s en andere opleidingen gericht op het bevorderen van de groei en ontwikkeling van werknemers. Vermeld er dan ook gelijk bij welke procedure hierbij gevolgd moet worden, zodat dit ook duidelijk is voor werknemers.

Een zorgvuldig samengesteld personeelshandboek is dus een zeer belangrijk instrument voor een organisatie. Het biedt duidelijkheid, consistentie, juridische dekking en bevordert de gewenste bedrijfscultuur. Het biedt een referentiepunt voor werknemers en helpt de organisatie om algemene afspraken consistent vast te leggen.

Heeft u een specialist nodig die uw personeelshandboek opstelt, of misschien controleert op toepasselijke wet- en regelgeving? Bel een van onze specialisten! We staan u graag te woord.