Werkgevers let op: openstaande vakantiedagen kunnen in 2026 flink gaan kosten

Openstaande vakantiedagen lijken vaak een administratieve kwestie. In werkelijkheid bouw je een juridische verplichting op die snel in de papieren kan lopen. Voor werkgevers is december daarom hét moment om dit dossier sluitend te maken. Niet omdat het moet, maar omdat je anders risico’s meeneemt naar het volgende jaar die eenvoudig te voorkomen zijn.

De kern is helder: vakantiedagen vervallen alleen als jij als werkgever aantoonbaar voldoet aan je zorg- en informatieplicht. Gebeurt dat niet, dan vervallen of verjaren vakantiedagen niet. Wij zien dit in de praktijk vaker fout gaan dan nodig is. Ik had het er al over in de laatste HR-alert. Maar nu gaan we er nog dieper op in. Dit is iets wat jij als werkgever goed geregeld moet hebben, zeker met het oog op het nieuwe jaar.

Wat wettelijk geldt en wanneer het echt werkt

Als werkgever moet je onderscheid maken tussen twee categorieën:

Wettelijke vakantiedagen
– vervallen na zes maanden
– dagen uit 2025 vervallen op 1 juli 2026

Bovenwettelijke vakantiedagen
– verjaren pas na vijf jaar
– dagen uit 2025 verjaren op 1 januari 2031

Deze termijnen gelden uitsluitend als je twee zaken aantoonbaar op orde hebt:

1. Je hebt werknemers tijdig en schriftelijk geïnformeerd over het saldo en de verval- of verjaringsdatum.
2. Je hebt werknemers daadwerkelijk in staat gesteld om vakantie op te nemen.

Ontbreekt één van beide, dan blijven vakantiedagen staan. Met dezelfde financiële waarde. De werkgever draagt dan het volledige risico. In onze dossiers zien we dat dit vaak precies is waar het misgaat: de administratie klopt wel, maar het bewijs van communicatie ontbreekt.

Waarom je dit als werkgever serieus moet nemen

De meeste risico’s ontstaan niet door onwil, maar door onvolledige vastlegging. Een verkeerd geïnformeerde medewerker kan later met succes aanspraak maken op jaren aan opgebouwde vakantiedagen.

Dat raakt:

• je balans
• je personeelsbudget
• je bewijspositie bij discussie of geschil
• je interne planning

HR heeft dit meestal scherp op het netvlies. De rest van de organisatie niet altijd. Juist daar ontstaan de kostbare situaties.

Wat je nu moet regelen

Dit is de minimale standaard voor een werkgever die risico’s wil uitsluiten:

1. Scheid wettelijke en bovenwettelijke uren feilloos in de administratie
   Bij controle moet direct helder zijn wat waarvan is.
2. Informeer werknemers schriftelijk en tijdig
   Niet alleen in december, maar juist vroeg in het nieuwe jaar. Met concrete verval- en verjaringsdata.
3. Faciliteer de opname van verlof
   Het moet aantoonbaar mogelijk zijn om dagen op te nemen. Alleen melden is onvoldoende.
4. Communiceer de consequenties van niet opnemen
   Zonder duidelijke communicatie werkt de vervaltermijn niet.
5. Leg afspraken altijd vast
   Een korte mail is voldoende, zolang deze maar traceerbaar is. Dit voorkomt discussie en claims.

Met deze basis staat je organisatie sterk bij controle of bij een geschil. En werknemers weten waar ze aan toe zijn. Dat levert rust én goodwill op.

Conclusie

Openstaande vakantiedagen zijn alleen beheersbaar voor werkgevers met een strak, aantoonbaar proces. Geen losse eindjes. Je wilt dat dit dossier standhoudt wanneer het ertoe doet. Wij zorgen dat je beleid, administratie en communicatie voldoen aan de wettelijke eisen én bestand zijn tegen discussie.
Dit is iets dat zorgvuldig geregeld moet worden. Neem contact op. Onze specialisten van het team arbeidsrecht kijken en denken met je mee.