Wat kun je als werkgever vragen aan een zieke werknemer?

Gegevens die je als werkgever registreert met betrekking tot je personeel zijn doorgaans allemaal te herleiden tot een individuele werknemer en daarmee zijn het persoonsgegevens in de zin van de AVG, de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Zeker bij een zieke werknemer gelden regels over wat je met betrekking daartoe mag vastleggen. Maar er zijn meer vragen te bedenken…

Wat mag je als werkgever vragen aan een werknemer die zich ziek meldt?

Wat mag je hierover aan de collega’s vertellen?

Wat mag je vastleggen in het personeelsdossier over de ziekmelding en de achtergrond ervan?

Op de werkvloer gelden specifieke privacyregels rondom het vastleggen van informatie bij ziekte. Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Deze gegevens worden extra beschermd door de privacywet omdat ieder mens het recht heeft zéker die bijzondere persoonsgegevens zo veel mogelijk voor zichzelf te houden. Aan de andere kant biedt de privacywet wel de ruimte aan een werkgever om de noodzakelijke informatie over zieke werknemers vast te leggen. Bijvoorbeeld informatie om te laten beoordelen of de werkgever het loon moet doorbetalen.

Maar de werkgever moet hierbij wel steeds rekening houden met de privacy van de zieke werknemers. De specifieke regels omtrent privacy bij ziekte zijn niet alleen ingegeven door het feit dat gegevens over ziekte nu eenmaal extra gevoelig liggen, maar ook omdat een werknemer in een gezagsverhouding staat tot de werkgever. Daardoor kan een werknemer zich eerder verplicht voelen informatie over zijn of haar ziekte te moeten delen, terwijl hij of zij dat liever niet wil.

Ook om die reden gelden er juist op de werkvloer een aantal specifieke regels rondom het vastleggen van informatie bij ziekte.

Als werkgever mag u een aantal vragen wél stellen aan uw zieke werknemer. Zoals hoe lang hij/zij verwacht afwezig te zijn. Ook mag het verpleegadres geregistreerd worden. Als werkgever heb je voorts het recht het zakelijke e-mailbox van uw werknemer te bekijken als dat voor de goede bedrijfsvoering nodig is.

Wat niet mag is vragen stellen over de aard en oorzaak van de ziekte van uw werknemer. Wanneer de werknemer hier uit zichzelf over verteld staat hem of haar dit vrij, maar als werkgever mag u deze kennis vervolgens niet vastleggen of delen met anderen, zoals bijvoorbeeld collega’s.

Uiteraard geldt dat gegevens van zieke werknemers zorgvuldig moeten worden beveiligd. Maar dat is dan weer een verplichting uit de AVG die niet specifiek is voorbehouden aan gezondheidsgegevens. Persoonsgegevens van uw werknemers zullen altijd goed beveiligd moeten worden.

Het is goed om deze speciale privacyregels bij ziekte af en toe weer eens door te nemen. Het is ten slotte niet méér dan fatsoenlijk om iemand te vragen hoe het met hem gaat. Voor je het weet vraag je dan wát iemand precies mankeert. Uit interesse en medemenselijkheid. Maar als werkgever begeef je je daarmee meteen op zeer glad ijs.