Privacy bij de overdracht van klantenbestanden 2/4

In het kader van overnames is het belangrijk om u zich ervan bewust te zijn welke informatie wel en niet gedeeld mag worden. In een overnametraject zijn er verschillende fases en binnen die fases speelt  privacy vrijwel altijd een rol. Van het due diligence onderzoek tot aan de onderhandeling over de inhoud van het contracten, wij benoemen graag de aandachtspunten in een dergelijk overnametraject. De fases bij een overname proces bestaan vaak uit eerst de onderhandelingen, gevolgd door de LOI (letter of intent of intentieovereenkomst) en de NDA (geheimhoudingsovereenkomst), waarna dan het due diligence onderzoek volgt (boekenonderzoek) en tot slot gevolgd door de laatste onderhandelingsfase en uitwisseling van transactiedocumentatie.

De reden dat het interessant kan zijn een andere onderneming over te nemen, heeft vaak te maken met strategische redenen. Zo kan het te maken hebben met het klantenbestand van een bedrijf. Door aankoop van een onderneming kan een koper namelijk haar afzetmarkt vergroten of gerichter benaderen met specifieke producten.

Maar hoe zit het nu met privacy? Mag zo een klantenbestand wel worden verkocht of overgenomen, en waar moet je op letten als koper als je die klantgegevens wilt gebruiken?

Als eerste moet worden bekeken of er sprake is van een aandelentransactie of een activa/passiva transactie. Vanwege het feit dat klanten in principe klant blijven bij dezelfde entiteit bij een aandelentransactie, spelen deze privacy aspecten in principe daar een minder grote rol. Bij een activa/passiva transactie ligt dit anders.

Daarnaast geldt bij iedere gegevensverwerking dat er een wettelijke grondslag moet zijn voor de verwerking. Dat betekent dat u een goede reden moet hebben om gegevens te mogen verwerken. Voorbeelden zijn een wettelijke verplichting, een overeenkomst of toestemming. In het geval van een overname is echter een andere grondslag relevant. Dat is de grondslag gerechtvaardigd belang. In zo’n geval moet u een belang hebben dat zwaarder weegt dan het belang van degenen van wie gegevens worden verwerkt en moet dat belang de verwerking van die gegevens noodzakelijk maken. De Autoriteit Persoonsgegevens is erg streng op dit punt en heeft het standpunt ingenomen dat een commercieel belang per definitie geen gerechtvaardigd belang kan opleveren. De rechter heeft vorig jaar echter een streep gezet door die uitleg van de Autoriteit Persoonsgegevens. Volgens de rechter kan een commercieel belang wel degelijk ook een gerechtvaardigd belang opleveren, zolang dat belang maar niet in strijd is met het recht. De rechter stelt hierbij voorop dat er sprake moet zijn van een belangenafweging. Volgens de rechter kunnen namelijk niet alleen juridische, maar ook feitelijke, economische en ideële belangen een gerechtvaardigd belang zijn. Bij een overname heeft u dus een groot belang bij het overdragen van het klantenbestand. Dit belang is dan vaak economisch.  Daarin zit immers een groot deel van waarde van de onderneming. Ook voor de koper is het klantenbestand van groot belang. Voor deze overdracht biedt de grondslag gerechtvaardigd belang dan dus ook uitkomst.

Bij iedere fase in het overname traject is het belangrijk om stil te staan bij deze privacy aspecten. In de snelheid waarop de deals afgerond moeten worden, kan het weleens voorkomen dat de privacy niet bovenaan het lijstje staat. Toch is het van belang dat partijen, adviseurs en ook de koper en verkoper zelf, zich hiervan bewust zijn. Immers kan het anders achteraf gezien een boete opleveren of leiden tot een overnamegeschil tussen partijen.