Wat zijn de voordelen van een raamovereenkomst?

Wanneer uw onderneming met enige regelmaat producten uit dezelfde productgroep of van dezelfde leverancier inkoopt, kan het interessant zijn om de inkoopbehoeften samen te voegen. Het is namelijk bepaald niet efficiënt om tientallen keren per jaar dezelfde of vergelijkbare orders aan één en dezelfde leverancier te sturen. Die praktijk stroomlijnen kan via een afroepcontract of via een raamcontract. Het verschil tussen die twee zit hem in de flexibiliteit van de orders.

Bij een afroepcontract gaat het om een overzienbaar aantal producten waarvan de omvang op voorhand vaststaat of met enige zekerheid geschat kan worden. De  inkoper is bij een afroepcontract verplicht de overeengekomen hoeveelheden af te nemen.

Een raamcontract is het juiste instrument wanneer het aantal producten onoverzienbaar groot wordt en de behoefte te onzeker is om daar bindende afspraken over te maken. Een raamcontract bepaalt dan het kader waarbinnen een aantal algemene of gemeenschappelijke bepalingen staan die voor een bepaald periode zullen gelden voor een x aantal leveringen. De aflevering geschiedt aan de hand van een afroeporder. Het raamcontract is bedoeld voor gebruik bij herhaling, bij voorkeur voor een langere periode en voor grotere aantallen verschillende producten. Het raamcontract bevat slechts een beperkte of zelfs in het geheel geen afnameverplichting.

Wat is het voordeel van een raamcontract? Door één te investeren in het deugdelijk vastleggen van afspraken met de leverancier, kan voor beide partijen tot een kostenbesparing gekomen worden. Denk aan de directe en de indirecte inkoopkosten. De onderwerpen die in een raamcontract geregeld kunnen worden zijn, al naar gelang behoefte:

– standaardproductomschrijvingen en de specificatie
– een indicatie van het verwachte toekomstig verbruik
– leveringsafspraken
– (staffel)prijzen en de daarop geldende kortingen of eventuele toeslagen
– bestel- en verpakkingshoeveelheden
– keuringseisen en -methoden
– leveringstermijnen en -tijdstippen
– afroepgroottes
– wijze van afroepen (per mail, fax, telefoon)
– contactpersonen
– afleveringsadressen
– contractperiode
– betalingscondities
– (inkoop)voorwaarden / incoterms
– verzekeringen
– opzegging