Digitaal ondertekenen: snel, veilig en juridisch waterdicht

Voor ondernemers, beslissers en HR-professionals is efficiënt documentbeheer essentieel. Contracten en andere belangrijke documenten worden steeds vaker digitaal ondertekend. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten, biedt juridische zekerheid en is een stuk overzichtelijker. Maar hoe werkt digitaal ondertekenen precies? En hoe zorg je dat het betrouwbaar en rechtsgeldig gebeurt? Hoe maken we dit binnen Blue Legal voor klanten nóg makkelijker en vertrouwelijker?

Drie soorten digitale handtekeningen

Een overeenkomst komt tot stand door aanbod en aanvaarding. Een overeenkomst tussen partijen komt tot stand door (1) aanbod en (2) aanvaarding. That’s it, zo simpel is het. De wet stelt geen specifieke vormvereisten: een mondelinge afspraak is net zo rechtsgeldig als een schriftelijke, en een digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde als een handgeschreven handtekening. In civiele zaken geldt wel dat degene die zich beroept op een handtekening, moet bewijzen dat deze echt is. De mate van bewijskracht hangt af van het type digitale handtekening.

Binnen de eIDAS-verordening (910/2014) worden drie varianten onderscheiden:

• Gewone elektronische handtekening – Bijvoorbeeld een ingescande handtekening of een aangevinkt akkoord. Lage bewijskracht: bij betwisting moet je aantonen dat de handtekening echt is.
• Geavanceerde elektronische handtekening – Bevat een unieke code om de identiteit van de ondertekenaar te verifiëren. Sterker dan een gewone handtekening, maar kan nog steeds worden betwist.
• Gekwalificeerde elektronische handtekening – Gebaseerd op een gekwalificeerd certificaat en wettelijk als authentiek beschouwd. De wederpartij moet aantonen dat deze niet echt is.

Een digitale handtekening hoeft niet op elke pagina te staan; één handtekening aan het einde is voldoende. Wel is het verstandig om documenten zo op te maken dat wijzigingen of vervalsingen direct zichtbaar zijn.

Bewijskracht en juridische zekerheid

Niet elke digitale handtekening heeft dezelfde juridische waarde. De gekwalificeerde elektronische handtekening biedt de meeste zekerheid, omdat deze op voorhand als authentiek wordt beschouwd. Bij de andere twee varianten is het aan de rechter om te beoordelen of er voldoende bewijs is. Dit kan in een geschil het verschil maken tussen een juridisch sterke of zwakke positie.

Daarnaast speelt de AVG een belangrijke rol. De verwerking en opslag van digitaal ondertekende documenten moet voldoen aan strikte privacyregels. Wie digitaal ondertekent, moet erop kunnen vertrouwen dat zijn gegevens veilig worden verwerkt en dat de ondertekening later niet ter discussie staat.

Waarom wij digitaal ondertekenen gebruiken

Veel kantoren werken nog steeds met fysieke handtekeningen of verouderde digitale systemen. Dat leidt tot vertragingen, extra administratie en risico’s op fouten of betwisting. Wij kiezen bewust voor een efficiënte en veilige manier van werken, waarin digitaal ondertekenen een vaste plek heeft.

Bij Blue Legal bieden we onze klanten de mogelijkheid om documenten eenvoudig en veilig digitaal te ondertekenen via ons digitale ondertekenverzoek. Dit bespaart tijd, voorkomt fouten en biedt maximale juridische zekerheid. Onze oplossing is volledig geïntegreerd in onze werkwijze en biedt:

• Een snelle en gebruiksvriendelijke ondertekenmethode.
• Volledige juridische zekerheid door een audittrail.
• AVG-proof verwerking en opslag van ondertekende documenten.

Onze klanten verwachten snelheid, efficiëntie en zekerheid. Door digitaal ondertekenen standaard in onze werkwijze op te nemen, bieden wij een service die niet alleen praktisch is, maar ook juridisch waterdicht. Dit onderscheidt ons van veel andere kantoren, waar men nog vasthoudt aan omslachtige of verouderde werkwijzen.

Heb je vragen over digitaal ondertekenen en de juridische zaken waar je als ondernemer rekening mee moet houden? Neem contact met ons op – we denken graag met je mee.